Die Per­so­nal­ver­wal­tung macht’s möglich

Personalverwaltung

Wer Arbeit­neh­mer eines Unter­neh­mens ist, hat stän­dig mit ihr zu tun. Ob das Gehalt auf dem Kon­to gut­ge­schrie­ben wird, der Urlaubs­an­trag vom Vor­ge­setz­ten wei­ter­ge­lei­tet wur­de, die Mit­ar­bei­ter­be­ur­tei­lung in der Per­so­nal­ak­te abge­legt wer­den soll oder die Jah­res­mel­dung an die Ren­ten­ver­si­che­rung geht, die Per­so­nal­ver­wal­tung macht’s mög­lich. Ihr Fokus liegt auf den admi­nis­tra­ti­ven Per­so­nal­auf­ga­ben inner­halb eines Unternehmens.

Zie­le der Personalverwaltung

Es gibt kaum einen Unter­neh­mens­be­reich, der ein so brei­tes Auf­ga­ben­spek­trum hat, wie die Per­so­nal­ver­wal­tung. Die Zie­le der Per­so­nal­wirt­schaft sind den­noch klar abgegrenzt:

Ein­hal­tung der gesetz­li­chen Vorgaben
Sicher­stel­lung der Pro­duk­ti­vi­tät des Unternehmens

Was sich so n√ľch¬≠tern anh√∂rt, sind wich¬≠ti¬≠ge und kom¬≠ple¬≠xe Themenbereiche.

Die Ein¬≠hal¬≠tung der gesetz¬≠li¬≠chen Vor¬≠ga¬≠ben setzt vor¬≠aus, dass der Per¬≠so¬≠nal¬≠be¬≠reich √ľber alle arbeits¬≠recht¬≠li¬≠chen, daten¬≠schutz¬≠recht¬≠li¬≠chen, dis¬≠zi¬≠pli¬≠na¬≠ri¬≠schen und sozi¬≠al¬≠recht¬≠li¬≠chen Geset¬≠ze und Ver¬≠ein¬≠ba¬≠run¬≠gen opti¬≠mal infor¬≠miert und geschult ist. Arbeits¬≠ver¬≠tr√§¬≠ge leben eben¬≠so wie Betriebs¬≠ver¬≠ein¬≠ba¬≠run¬≠gen und Mel¬≠de¬≠be¬≠schei¬≠ni¬≠gun¬≠gen von ihrer Recht¬≠m√§¬≠√üig¬≠keit. Die Per¬≠so¬≠nal¬≠ver¬≠wal¬≠tung steht f√ľr kor¬≠rek¬≠te Arbeit und Nach¬≠voll¬≠zieh¬≠bar¬≠keit. Daf√ľr emp¬≠fiehlt es sich, dass der Per¬≠so¬≠nal¬≠be¬≠reich juris¬≠tisch bera¬≠ten wird oder selbst unter der Lei¬≠tung oder Mit¬≠wir¬≠kung eines Juris¬≠ten steht.

Mit der Sicher¬≠stel¬≠lung der Pro¬≠duk¬≠ti¬≠vi¬≠t√§t eines Unter¬≠neh¬≠mens hat die Per¬≠so¬≠nal¬≠ver¬≠wal¬≠tung ein wei¬≠te¬≠res sehr wich¬≠ti¬≠ges Ziel:

Moder¬≠ne Per¬≠so¬≠nal¬≠ver¬≠wal¬≠tungs¬≠sys¬≠te¬≠me und Per¬≠so¬≠nal¬≠ver¬≠wal¬≠tungs¬≠soft¬≠ware unter¬≠st√ľt¬≠zen bei der Wahr¬≠neh¬≠mung der viel¬≠f√§l¬≠ti¬≠gen Auf¬≠ga¬≠ben. Die zuneh¬≠men¬≠de Digi¬≠ta¬≠li¬≠sie¬≠rung ver¬≠√§n¬≠dert auch die¬≠sen Bereich. Schon die Bewer¬≠ber¬≠su¬≠che gestal¬≠tet sich im Rah¬≠men der Sozia¬≠len Medi¬≠en und auf¬≠grund des Fach¬≠kr√§f¬≠te¬≠man¬≠gels v√∂l¬≠lig anders, als es bis¬≠her √ľblich war. Auch tech¬≠ni¬≠sche Inno¬≠va¬≠tio¬≠nen grei¬≠fen: Zeit¬≠er¬≠fas¬≠sung, Urlaubs¬≠an¬≠tr√§¬≠ge und Mel¬≠de¬≠be¬≠schei¬≠ni¬≠gun¬≠gen k√∂n¬≠nen ‚Äď nach Abstim¬≠mung mit dem Betriebs¬≠rat und bei ent¬≠spre¬≠chen¬≠der tech¬≠ni¬≠scher Aus¬≠stat¬≠tung ‚Äď von Mit¬≠ar¬≠bei¬≠tern und Fach¬≠ver¬≠ant¬≠wort¬≠li¬≠chen selbst ver¬≠an¬≠lasst wer¬≠den. Auch exter¬≠ne Dienst¬≠leis¬≠ter √ľber¬≠neh¬≠men ger¬≠ne admi¬≠nis¬≠tra¬≠ti¬≠ve Auf¬≠ga¬≠ben und k√∂n¬≠nen die Per¬≠so¬≠nal¬≠ver¬≠wal¬≠tung zus√§tz¬≠lich ent¬≠las¬≠ten. Dazu bedarf es jedoch eben¬≠falls der Zustim¬≠mung durch die Arbeit¬≠neh¬≠mer¬≠ver¬≠tre¬≠tun¬≠gen und der Zustim¬≠mung der betrof¬≠fe¬≠nen Mit¬≠ar¬≠bei¬≠ter im Rah¬≠men des Datenschutzes.

Daten¬≠schutz ‚Äď eine beson¬≠de¬≠re Herausforderung

Schon immer war der Daten¬≠schutz f√ľr den Per¬≠so¬≠nal¬≠be¬≠reich eine beson¬≠de¬≠re Auf¬≠ga¬≠be. In jeder Situa¬≠ti¬≠on hat das Unter¬≠neh¬≠men die Her¬≠aus¬≠for¬≠de¬≠rung zu bew√§l¬≠ti¬≠gen, die Daten der Mit¬≠ar¬≠bei¬≠ter vor unbe¬≠fug¬≠ten Zugrif¬≠fen zu sch√ľtzen.

  • Das beginnt bereits beim Post¬≠ein¬≠gang. In der Post¬≠stel¬≠le muss sicher¬≠ge¬≠stellt sein, dass Ein¬≠gangs¬≠post f√ľr den Per¬≠so¬≠nal¬≠be¬≠reich nicht ge√∂ff¬≠net bzw. direkt an die zust√§n¬≠di¬≠gen Per¬≠so¬≠nal¬≠mit¬≠ar¬≠bei¬≠ter wei¬≠ter¬≠ge¬≠lei¬≠tet wird.
  • Auch Tele¬≠fo¬≠na¬≠te d√ľr¬≠fen nicht in ande¬≠ren Fach¬≠be¬≠rei¬≠chen ankommen.
  • Die Archi¬≠vie¬≠rung von bewer¬≠¬≠ber- und mit¬≠ar¬≠bei¬≠ter¬≠rele¬≠van¬≠ten Unter¬≠la¬≠gen muss eben¬≠falls dem Daten¬≠schutz gen√ľgen.
  • Die Ein¬≠sicht in die eige¬≠ne Per¬≠so¬≠nal¬≠ak¬≠te muss durch die Per¬≠so¬≠nal¬≠ver¬≠wal¬≠tung erm√∂g¬≠licht wer¬≠den. Sie ist in ¬ß 83 BetrVG geregelt.

Kon¬≠kre¬≠ti¬≠siert und zum Teil ver¬≠sch√§rft wur¬≠den die bereits vor¬≠han¬≠de¬≠nen Daten¬≠schutz¬≠re¬≠geln durch die Daten¬≠schutz¬≠grund¬≠ver¬≠ord¬≠nung (DSGVO), die in 2018 euro¬≠pa¬≠weit ein¬≠ge¬≠f√ľhrt wur¬≠de. Die DSGVO nor¬≠miert vie¬≠le Rech¬≠te und Pflich¬≠ten rund um das The¬≠ma Daten.

Damit genie­ßen Daten einen höhe­ren Schutz.

Jedoch kön­nen ande­re gesetz­li­che Vor­schrif­ten gegen eine Löschung spre­chen. Die Bestim­mun­gen der Abga­ben­ord­nung kön­nen bei­spiels­wei­se mit ihren Min­dest­auf­be­wah­rungs­fris­ten einer Löschung entgegenstehen.

Das ist nur ein Aus¬≠zug der wich¬≠tigs¬≠ten Bedin¬≠gun¬≠gen rund um den Daten¬≠schutz, die eine Per¬≠so¬≠nal¬≠ver¬≠wal¬≠tung inner¬≠halb der vor¬≠ge¬≠ge¬≠be¬≠nen Fris¬≠ten auf ers¬≠te Anfor¬≠de¬≠rung eines Betrof¬≠fe¬≠nen hin ein¬≠zu¬≠hal¬≠ten hat. Kei¬≠ne leich¬≠te Anfor¬≠de¬≠rung im Tages¬≠ge¬≠sch√§ft. Falls ein Bewer¬≠ber oder Mit¬≠ar¬≠bei¬≠ter den Ein¬≠druck hat, dass sei¬≠ner Anfor¬≠de¬≠rung nicht nach¬≠ge¬≠kom¬≠men wird, kann er sich an sei¬≠ne Arbeit¬≠neh¬≠mer¬≠ver¬≠tre¬≠tung oder direkt an die Auf¬≠sichts¬≠be¬≠h√∂r¬≠de f√ľr Daten¬≠schutz wenden.

Per¬≠so¬≠nal¬≠lei¬≠tung ‚Äď ver¬≠ant¬≠wor¬≠tungs¬≠vol¬≠le Posi¬≠ti¬≠on mit Potenzial

Wer einen Bereich mit einer sol¬≠chen Auf¬≠ga¬≠ben¬≠dich¬≠te lei¬≠tet, hat eine Viel¬≠zahl an Aus¬≠bil¬≠dungs¬≠an¬≠for¬≠de¬≠run¬≠gen und Eigen¬≠schaf¬≠ten zu erf√ľl¬≠len. Auf¬≠grund der recht¬≠li¬≠chen Anfor¬≠de¬≠run¬≠gen sind Per¬≠so¬≠nal¬≠lei¬≠ter h√§u¬≠fig Juris¬≠ten oder zumin¬≠dest juris¬≠tisch vor¬≠ge¬≠pr√§gt. Neben einem Jura¬≠stu¬≠di¬≠um sind auch die Stu¬≠di¬≠en¬≠g√§n¬≠ge Psy¬≠cho¬≠lo¬≠gie, BWL oder P√§d¬≠ago¬≠gik beliebt. Die¬≠se Schwer¬≠punk¬≠te wei¬≠sen auf eine beson¬≠de¬≠re Anfor¬≠de¬≠rung die¬≠ses Berufs hin: Ein Per¬≠so¬≠nal¬≠lei¬≠ter ben√∂¬≠tigt sehr gute kom¬≠mu¬≠ni¬≠ka¬≠ti¬≠ve F√§hig¬≠kei¬≠ten. Er agiert in Zusam¬≠men¬≠ar¬≠beit mit den Fach¬≠be¬≠reichs¬≠lei¬≠tern und der Unter¬≠neh¬≠mens¬≠f√ľh¬≠rung und wirkt hier¬≠bei h√§u¬≠fig beratend.

Per¬≠so¬≠nal¬≠lei¬≠ter haben auch die Auf¬≠ga¬≠be, Arbeit¬≠neh¬≠mer¬≠ver¬≠tre¬≠tun¬≠gen, z. B. den Betriebs¬≠rat oder die Ver¬≠tre¬≠tung im Auf¬≠sichts¬≠rat, √ľber betriebs¬≠ver¬≠fas¬≠sungs¬≠recht¬≠li¬≠che The¬≠men zu infor¬≠mie¬≠ren. Bei Mit¬≠be¬≠stim¬≠mungs¬≠rech¬≠ten geht die Zusam¬≠men¬≠ar¬≠beit sehr viel wei¬≠ter: Hier gilt es, sou¬≠ve¬≠r√§n und ver¬≠trau¬≠ens¬≠voll Ver¬≠ein¬≠ba¬≠run¬≠gen zu ver¬≠han¬≠deln und Vor¬≠schl√§¬≠ge der Arbeit¬≠neh¬≠mer¬≠ver¬≠tre¬≠tung mit der Unter¬≠neh¬≠mens¬≠f√ľh¬≠rung zu bespre¬≠chen. Ein hohes Ma√ü an Argu¬≠men¬≠ta¬≠ti¬≠ons¬≠f√§¬≠hig¬≠keit, Belast¬≠bar¬≠keit, Kon¬≠flikt¬≠l√∂¬≠sungs¬≠be¬≠reit¬≠schaft und √úber¬≠zeu¬≠gungs¬≠kraft sind daher f√ľr einen Per¬≠so¬≠nal¬≠lei¬≠ter unverzichtbar.

In einer Stel­len­be­schrei­bung Per­so­nal­lei­ter kann in klei­nen und mit­tel­stän­di­schen Betrie­ben auch auf ein Stu­di­um ver­zich­tet wer­den. Ein­schlä­gi­ge Erfah­run­gen und Aus­bil­dung in der ent­spre­chen­den Bran­che mit Schwer­punkt Per­so­nal kön­nen je nach Unter­neh­men und Anfor­de­run­gen ein feh­len­des Stu­di­um durch­aus kom­pen­sie­ren. Zusätz­lich punk­ten kön­nen Per­so­nal­lei­ter heu­te mit umfang­rei­chen Kennt­nis­sen in den Sozia­len Medi­en, im Acti­ve Sourcing und der immer wich­ti­ger wer­den­den Digi­ta­li­sie­rung. Auch Erfah­run­gen im Hoch­schul­mar­ke­ting wer­den ger­ne gesehen.

Die Gehalts¬≠span¬≠ne bewegt sich auf¬≠grund der hohen Ver¬≠ant¬≠wor¬≠tung im obe¬≠ren Bereich. Je nach Unter¬≠neh¬≠men, Vor¬≠kennt¬≠nis¬≠sen und Erfah¬≠rung liegt das Gehalt bei EUR 4.500 bis EUR 8.000. In inter¬≠na¬≠tio¬≠na¬≠len Unter¬≠neh¬≠men kann die¬≠se Ein¬≠kom¬≠mens¬≠span¬≠ne noch √ľber¬≠schrit¬≠ten werden.

Fazit: Die Per­so­nal­ver­wal­tung macht’s möglich

W√§h¬≠rend noch vor eini¬≠gen Jah¬≠ren die Per¬≠so¬≠nal¬≠ver¬≠wal¬≠tung ein rein admi¬≠nis¬≠tra¬≠ti¬≠ver Bereich des Unter¬≠neh¬≠mens war, ver¬≠√§n¬≠dern Digi¬≠ta¬≠li¬≠sie¬≠rung und √§u√üe¬≠re Rah¬≠men¬≠be¬≠din¬≠gun¬≠gen, wie der Fach¬≠kr√§f¬≠te¬≠man¬≠gel und die Glo¬≠ba¬≠li¬≠sie¬≠rung, auch hier die Arbeits¬≠ab¬≠l√§u¬≠fe. Durch moder¬≠ne Sys¬≠te¬≠me und Tools wer¬≠den immer mehr ori¬≠gi¬≠n√§¬≠re Arbeits¬≠pro¬≠zes¬≠se der Per¬≠so¬≠nal¬≠ver¬≠wal¬≠tung √ľber¬≠fl√ľs¬≠sig oder vom Mit¬≠ar¬≠bei¬≠ter bzw. Fach¬≠ver¬≠ant¬≠wort¬≠li¬≠chen selbst aus¬≠ge¬≠√ľbt. Die Zusam¬≠men¬≠ar¬≠beit mit den ande¬≠ren Orga¬≠ni¬≠sa¬≠ti¬≠ons¬≠ein¬≠hei¬≠ten gestal¬≠tet sich dadurch anspruchs¬≠vol¬≠ler und weni¬≠ger sta¬≠tisch. Auch die Per¬≠so¬≠nal¬≠ab¬≠tei¬≠lung wirkt zuneh¬≠mend bera¬≠tend und gestal¬≠tend. Das Bild der Per¬≠so¬≠nal¬≠ver¬≠wal¬≠tung wan¬≠delt sich: weg von der unfle¬≠xi¬≠blen Sach¬≠be¬≠ar¬≠bei¬≠tung hin zum per¬≠s√∂n¬≠li¬≠chen Dienst¬≠leis¬≠ter f√ľr Mit¬≠ar¬≠bei¬≠ter und F√ľhrungskr√§fte.

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