Personalrecruiting: Mitarbeiterfindung und Mitarbeiterbindung

Die richtigen Bewerber aus einem Stapel Eingangsbewerbungen herauszufiltern, war schon immer eine Herausforderung. Im Rahmen von Fachkräftemangel und demografischer Entwicklung schrumpft der Stapel Bewerbungen jedoch zusehends und erschwert die Besetzung von Stellen mit qualifizierten Mitarbeitern weiter. Interessante Talente werden oft so frühzeitig angeworben, dass kaum Raum für eine vernünftige Personalrekrutierung bleibt.

Personalverantwortliche, die zeitnah offene Stellen in ihrem Unternehmen besetzen wollen, müssen ihre Strategien ändern. Nicht der mögliche Arbeitgeber bestimmt die Vorgehensweise, sondern potenzielle Bewerber. Dessen Erwartungen umfassen nicht nur die Leistungen im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses, sondern auch den Recruitingprozess an sich. Gleichermaßen interessierte und interessante Talente erwarten ein vielseitiges Bewerbungsverfahren mit modernen Medien, kurzen Entscheidungswegen und einen wertschätzenden Umgang schon im ersten Kontakt.

Was wünschen sich Talente heute von einem Arbeitgeber?

Früher hätte man diese Frage spontan mit monetären Zuwendungen beantwortet. Aber längst weiß man, dass Lohn und Gehalt nicht ausreichen, um dauerhaft zu motivieren. Gerade dieses Ziel ist oberstes Gebot für Unternehmen, die qualifizierte Mitarbeiter suchen. In Zeiten eines Arbeitnehmermarktes und des damit verbundenen schwierigen Recruitings sollte eine langfristige Mitarbeiterbindung angestrebt werden.

Was also wünschen sich Bewerber und Mitarbeiter heute von einem Arbeitgeber?

Die sogenannten Generation Y (Geburtsjahre 1980 – 1999) und die Generation Z (1999 – 2010) erwarten von ihrem Berufsleben mehr als einen 8-Stundentag mit einem akzeptablen Gehalt. Gerade die Work-Life-Balance wird als erstrebenswertes Gut angesehen. Arbeitgeber, die nicht flexibel hinsichtlich Arbeitszeiten, Arbeitsort und technischer Anbindung sind, haben kaum Chancen, hoch qualifizierte Studenten für sich zu überzeugen. Da nach einer Erhebung im Jahr 2015 rund 20 % der Arbeitskräfte zur Generation Y gehören, können im Rennen um Talente nur Unternehmen mithalten, die sich diesen Erwartungen möglichst flexibel anpassen.

Das Personalrecruiting als Teil der Mitarbeiterbindung

Sicher bleibt niemand bei einem Unternehmen, nur, weil das Recruiting begeistert hat. Wenn die gegenseitigen Erwartungen später nicht erfüllt werden, rettet ein spannendes Recruiting das Unternehmen nicht vor Fluktuation. Umgekehrt entsteht jedoch gar kein Arbeitsverhältnis, wenn das Recruiting langweilig und wenig aussagekräftig ist. Ziel eines Unternehmens sollte daher ein zeitgemäßes und professionelles Anwerben von Bewerbern sein. Eine Personal Recruiting Definition ist schwierig, da die Suche nach Talenten je Branche, Region und Vorkenntnissen unterschiedlich erfolgt. Jedoch ist ein modernes und effizientes Recruiting elementarer Bestandteil einer zukunftsweisenden Personalstrategie.

In Arbeitgeberbewertungsportalen wie Kununu.de bewerten auch Bewerber ihre Erfahrungen. Die meisten Einschätzungen hierzulande sprechen nicht gerade für ein Bewerbungsverfahren mit Mehrwert. Doch Stellenausschreibungen und Annoncen in den einschlägigen Zeitungen reichen heute nicht mehr aus, um den Bedarf zu decken. Der Wettbewerb um die Besten und die Globalisierung erschweren den Recruitingprozess enorm. Wer dennoch qualifizierte Bewerber für sich interessieren und letztlich gewinnen will, muss die heutigen Personalrecruiting Aufgaben professionell beherrschen und kombinieren können. Dabei spielen die Sozialen Medien und die Nutzung der diversen Präsentationsmöglichkeiten ebenso eine große Rolle, wie kurze Reaktionszeiten mit Gesprächen auf Augenhöhe.

So zieht Recruiting qualifizierte Bewerber an

Der heutige Markt ist ein Arbeitnehmermarkt, d. h. mögliche Bewerber können sich die Unternehmen frei aussuchen, bei denen Sie sich bewerben möchten. Umso wichtiger ist es, dass mögliche Arbeitgeber sich so präsentieren, dass potenzielle Mitarbeiter mit Interesse und Begeisterung reagieren.

Wichtig ist, dass Firmen bereits sehr frühzeitig an die Talente herantreten. Das kann bereits am Ende der Schulzeit sein, sollte spätestens jedoch in der Hochschule oder Universität erfolgen. Ins Gespräch kommen Arbeitgeber mit infrage kommenden zukünftigen Mitarbeitern auch auf Messen und Events, die bei jungen Menschen und Fachkräften beliebt sind. Um sich aktiv und engagiert einzubringen, können Unternehmen solche Events zusätzlich sponsoren.

Mit all diesen Aktivitäten bildet ein Arbeitgeber seine Marke aus. Er betreibt strategisches Marketing in eigener Sache, kurz Employer Branding. Eine positiv besetzte Arbeitgebermarke kann bereits ein großer Schritt im Recruitingprozess sein. Unternehmen, deren Image so gesetzt ist, dass sich Talente auch ohne Recruiting an sie wenden, brauchen sich um den Fachkräftemangel kaum zu fürchten. Eine professionelle PR mit konkreten Maßnahmen zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität macht es möglich.

Personalrecruiting Methoden mit Mehrwert beinhalten diese Bausteine:

• Analyse des Recruitingbedarfs und Abstimmung mit den Fachbereichen: Nur wer weiß, für welchen Aufgabenbereich wie viele Mitarbeiter benötigt werden, kann erfolgreich rekrutieren. Daher ist es Aufgabe des Personalbereichs, gemeinsam mit den Fachverantwortlichen die Bedarfe zu analysieren und zu quantifizieren.
• Erstellen bzw. erstellen lassen von Anforderungsprofilen: Wurden im ersten Schritt die Fachbereiche und deren Anzahl an benötigten Fachkräften ermittelt, gilt es jetzt konkret auszuarbeiten, welche Fachkenntnisse benötigt werden. Dabei sollten Anforderungsprofile so klar und eindeutig wie möglich sein.
• Online- und Printstellenausschreibungen: Sind Anforderungen und Voraussetzungen für das Bewerberrecruiting abgestimmt, wird das Stellenprofil zu einer Ausschreibung. Dazu bedient man sich heute überwiegend der Sozialen Medien, allen voran XING, LinkedIn und Facebook.
• Selbstdarstellung durch Arbeitgebervideos: Mit Videos auf YouTube oder der eigenen Website können sich Unternehmen und ihre Mitarbeiter zeitgemäß darstellen. Mitmachen kann bei einem Video grundsätzlich jeder. Mitarbeiter aus dem eigenen Unternehmen wirken unverfälscht und authentisch.
• Ausschreibung auf der Unternehmenswebsite: Die eigene Website ist eine Grundvoraussetzung für den Erfolg bei Recruitingmaßnahmen. Sie gibt Informationen über das Unternehmen, spiegelt die Unternehmenskultur wider und zeigt, wie modern oder konservativ das Unternehmen ist.
• Active Sourcing und Social Recruiting: In den Sozialen Medien, wie Facebook, XING, LinkedIn, finden sich nicht nur Stellenausschreibungen der Arbeitgeber. Bereits Schüler und Studenten erstellen ihre eigenen Profile. Fachkräfte hinterlegen in Lebenslaufdatenbanken ihre Vita. Unternehmen, die ihrer Konkurrenz im Mitarbeiter Recruiting zuvor kommen möchten, werten aktiv diese Profile aus.
• Durchführung strukturierter Interviews: Frei nach dem Motto „Wer fragt, der führt“, stellen Recruiter potenziellen Talenten Fragen. In strukturierten Interviews, persönlichen Gesprächen oder Telefoninterviews erfahren sie mehr. Solche Personalrecruiting Maßnahmen können zu schnellen und fundierten Entscheidungen führen.
• Bewerberauswahl und Vertragserstellung: Wer die Wahl hat… Sind Bewerbungen vorhanden, gilt es, geschickt auszuwählen. Recruiter erzielen die besten Erfolge, wenn sie zwischen subjektiven Eindrücken aus Interviews und objektiven Daten abwägen können. Ist eine Entscheidung gefallen, kann sich ein Recruiter nach Absprache mit der Unternehmensführung auch in der Vertragserstellung einbringen. So wird gewährleistet, dass sich Vereinbarungen und Zusagen auch tatasächlich im Vertrag wiederfinden.
• Qualifizierungsmaßnahmen: Interne Weiterbildungsprogramme und externe Praktika gehören ebenfalls zum Repertoire des erfahrenen Recruiters.

Lassen Sie sich technisch unterstützen

Die Zukunft hat im Personalrecruiting bereits begonnen. Unternehmen, die eine Vielzahl an Bewerberdaten analysieren und selektieren müssen, können Unterstützung gut gebrauchen. Künstliche Intelligenz, die aufgrund vorgegebener Prämissen Bewerberdaten filtern und über den nächsten Schritt entscheiden, bieten erhebliche Entlastung. Mit Chatbots, Matching- und Bewerbermanagementsystemen können Personalbereiche die persönliche Ansprache bieten, die Personalrecruiting heute verlangt. Und das bei extrem kurzen Reaktionszeiten.

Unter Chatbots versteht man intelligente Systeme, die mit dem Anwender per Sprache (über einen Standard-Messenger) kommunizieren. So können Sie sich wiederholende Fragen zum Bewerberprozess beantworten lassen, die ansonsten ein Mitarbeiter des Personalbereichs beantworten müsste. Der Einsatz von Chatbots als virtuelle Assistenten schafft freie Kapazitäten im Personalbereich, die effizienter genutzt werden können.

Auch Matchingsysteme entlasten die Personalabteilung durch eine ressourcenschonende Vorauswahl. Sie vergleichen nach bestimmten Kriterien Daten miteinander und schließen so Bewerber aus, deren Angaben nicht vollständig zum vorgegebenen Bewerberprofil passen. Eine ansonsten mühsame und zeitraubende Vorleistung, die zudem völlig neutral erfolgt. Mögliche Einflüsse durch Foto, Geschlecht oder Alter eines Bewerbers, die auch einen Personalrecruiter unbewusst beeinflussen können, entfallen bei Intelligenten Systemen. Matchingsysteme selektieren nach Prämissen, die ihnen vorgegeben werden. Sie können daher nur so gut sein, wie ihre Selektionskriterien. Um erfolgreich zu filtern, sind daher gerade diese Prämissen sehr verantwortungsbewusst festzulegen und die Ergebnisse ständig zu überprüfen.

Bewerbermanagementsysteme bieten gleich mehrere Vorteile. Interessierte Bewerber erfassen ihre Daten selbst in den Systemen und bieten so eine kostengünstige selektierbare Datenbasis. Die Kommunikation mit dem Bewerber kann in einem ersten Schritt schnell über das Bewerbermanagementsystem ablaufen. Jedoch müssen die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) berücksichtigt werden. Der Schutz personenbezogener Daten wird in der DSGVO hoch angesiedelt und verursacht u. U. zusätzliche Prozesse in datenerhebenden Unternehmen. Doch die neue Verordnung bietet für international agierende Unternehmen auch Vorteile: Da die DSGVO den Datenschutz europaweit auf eine einheitliche Basis gestellt hat, gestaltet sich die Zusammenarbeit mit europäischen Partnern hinsichtlich der Bewerbersuche wesentlich einfacher.

Diese 3 Fehler sollten Arbeitgeber bei der Personalbeschaffung vermeiden

1. Unklares Stellenprofil

Stellenausschreibungen sind häufig sehr umfangreich und zeigen dennoch kein klares Bild des Verantwortungsbereichs, der besetzt werden soll. Arbeitgeber sollten primär ein scharf umrissenes Anforderungsprofil erstellen und dies ebenso klar formulieren.

2. Lange Reaktionszeiten

Die Generationen Y und Z nutzen praktisch in jeder Sekunde internetbasierte Geräte wie das Smartphone, Tablets etc. Dialoge, Bestellungen oder Videoabrufe erfolgen in Sekundenschnelle noch während man auf den Zug wartet. Antwortzeiten von einigen Tagen bis Wochen auf eine Bewerbung passen nicht in die Denkweise dieser Generationen. Wer einen Vorsprung vor den Mitbewerbern haben möchte, reagiert schnell und nachvollziehbar.

3. Keine Nutzung der Sozialen Medien und anerkannter Tools

Unternehmen, die High Potentials und erfahrene Fachkräfte für sich gewinnen wollen, müssen zeigen, was sie selbst können. Werden dabei selbstverständliche Kommunikationswege wie die Sozialen Medien gemieden, spricht das nicht für einen attraktiven und vor allem zukunftsweisenden Arbeitgeber. Die Vermeidung moderner Medien lässt auf eine schlechte technische Ausstattung des Unternehmens und eine konservative Unternehmensführung schließen. K. o.-Kriterien für ein effizientes Personalrecruiting.