Bewer­bungs­ab­sa­gen Mus­ter und Vor­la­gen – Tipps und kos­ten­lo­se Down­loads für indi­vi­du­el­le Absagen

1.1. Eine ein­fühl­sa­me Wort­wahl — Bewer­bungs­ab­sa­gen rich­tig schreiben.

Eine Absa­ge zu For­mu­lie­rung erfor­dert Zeit und ein gewis­ses Fein­ge­fühl. Eine Bewer­bung ist der ers­te Ein­druck, den Sie sich von einer Per­son machen, die ger­ne in Ihrem Unter­neh­men arbei­ten möch­te. Des­we­gen ist es wich­tig, dass Sie sich die Bewer­bun­gen sorg­fäl­tig durch­le­sen. Unser Bei­trag “Was sagt eine Bewer­bung wirk­lich über den Bewer­ber aus?” kann Ihnen dabei hel­fen, wie Sie Bewer­ber anhand Ihrer Bewer­bungs­un­ter­la­gen bereits beur­tei­len kön­nen. Soll­ten Sie danach zu dem Ent­schluss kom­men, dass es schon vor einem Vor­stel­lungs­ge­spräch zur Absa­ge kommt, kön­nen Ihnen unse­re kos­ten­lo­sen Mus­ter und Vor­la­gen dabei hel­fen, ver­schie­de­ne Bewer­bungs­ab­sa­gen zu formulieren.

1.1.1. Bewer­bungs­ab­sa­ge Initiativbewerbung

Initia­tiv­be­wer­bun­gen oder Bewer­bun­gen nach Fris­ten­de kön­nen direkt mit einer Absa­ge zur Bewer­bung beant­wor­tet werden

1.1.2. Absa­ge bei Bewer­bun­gen ohne Ein­sen­de­frist

Sind Sie an einem Bewer­ber oder einer Bewer­be­rin grund­sätz­lich nicht inter­es­siert, soll­ten Sie mög­lichst schnell eine höf­li­che Absa­ge zur Bewer­bung übermitteln.

1.1.3. Absa­ge bei Bewer­bun­gen mit Ein­sen­de­frist

Soll­ten Sie eine Stel­le aus­ge­schrie­ben haben, in der eine Abga­be­frist für Bewer­bun­gen ver­merkt wur­de, so kön­nen Sie mit einer Bewer­bungs­ab­sa­ge getrost auch auf das Ende die­ser Frist war­ten. Vie­le Unter­neh­men zie­hen es vor, die­sen Arbeits­vor­gang in einem Auf­wasch zu erle­di­gen. Den Bewer­bern ist bewusst, dass sie ver­mut­lich vor Ende der Ein­sen­de­frist kei­ne Rück­mel­dung erhal­ten wer­den. Das bedeu­tet jedoch nicht, dass sie nicht dank­bar über eine frü­he­re Ant­wort sind.

1.1.4. Bewer­bungs­ab­sa­ge nach dem Vorstellungsgespräch

Die Absa­ge zu Bewer­bun­gen nach den Vor­stel­lungs­ge­sprä­chen bil­den meist die letz­te Pha­se des Bewer­bungs­pro­zes­ses. Eine Absa­ge nach dem Vorstellungsgespräch

• dient zur Benach­rich­ti­gung über die Absa­ge zur Bewerbung
• soll die Absa­ge erträg­li­cher gestal­ten indem Auf­mun­te­rung ver­mit­telt wird
• beinhal­tet die bes­ten Wün­sche für den zukünf­ti­gen beruf­li­chen Werdegang.

Unser Mus­ter­text (kos­ten­lo­se Absa­ge nach Vor­stel­lungs­ge­spräch) soll Ihnen einen Ein­druck geben, wie ein sol­ches Absa­ge­schrei­ben aus­se­hen kann. Natür­lich soll­te die­ser von Ihnen noch indi­vi­du­ell ange­passt werden.

1.1.5. Absa­ge zur Bewer­bung auf ein Prak­ti­kum

Bewer­bun­gen auf eine Prak­ti­kums­stel­le kön­nen ent­we­der Initia­tiv­be­wer­bun­gen oder Bewer­bun­gen auf eine aus­ge­schrie­be­ne Stel­le sein. In bei­den Fäl­len kön­nen Sie die Absa­ge kurz und ohne gro­ße Begrün­dung schrei­ben. Trotz­dem soll­ten Sie bei einer sol­chen Bewer­bungs­ab­sa­ge nicht auf Erfolgs­wün­sche verzichten.

Laden Sie sich dazu ger­ne unse­re kos­ten­lo­sen Mus­ter und Vor­la­gen für Absa­gen zur Bewer­bung auf ein Prak­ti­kum als PDF her­un­ter und gestal­ten Sie die­se individuell.

1.1.6. Bewer­bungs­ab­sa­ge Aus­bil­dungs­platz

Eine sol­che Absa­ge kön­nen Sie ähn­lich for­mu­lie­ren, wie eine Bewer­bungs­ab­sa­ge auf eine Arbeits­stel­le. Auch hier­bei gilt es zu beach­ten, ob der Bewer­bungs­zeit­raum für den Aus­bil­dungs­platz mit oder ohne Ein­sen­de­frist ver­merkt wurde.

Auch für Absa­gen zu Bewer­bun­gen auf einen Aus­bil­dungs­platz kön­nen Sie sich unse­re kos­ten­lo­sen Mus­ter und Vor­la­gen für Bewer­bungs­ab­sa­gen für einen Aus­bil­dungs­platz gra­tis als PDF herunterladen.

1.1.7. Absa­ge zu Bewer­bun­gen auf Eng­lisch

Eng­lisch­spra­chi­ge Bewer­bun­gen sind in der heu­ti­gen Zeit nicht mehr unüb­lich. Bis auf die Spra­che gibt es beim Absa­ge­schrei­ben in eng­li­scher Spra­che kei­nen Unter­schied zur deut­schen Vari­an­te. Den Auf­bau und die Inhal­te einer Absa­ge zur Bewer­bung auf Eng­lisch kön­nen Sie unse­ren kos­ten­lo­sen Mus­tern und Vor­la­gen zu Absa­gen für Bewer­bun­gen auf Eng­lisch entnehmen.

1.2. Fol­gen­de Feh­ler soll­ten Sie in der Bewer­bungs­ab­sa­ge vermeiden

Ein Bei­spiel:

„Sehr geehr­ter Bewer­ber, zu unse­rer Ent­las­tung erhal­ten Sie anlie­gend Ihre Bewer­bungs­un­ter­la­gen zurück. Lei­der konn­ten wir Ihre Bewer­bung bei unse­rer Suche, für einen geeig­ne­ten Kan­di­da­ten, auf unse­re aus­ge­schrie­be­ne Stelle/ausgeschriebenen Aus­bil­dungs­platz nicht berück­sich­ti­gen. Für Ihre wei­te­re Suche wün­schen wir Ihnen wei­ter­hin viel Erfolg.“

Die­se Bewer­bungs­ab­sa­ge ist eher misslungen.

• „Sehr geehr­ter Bewer­ber, …“ – Die­se Form der Anre­de ist sehr unper­sön­lich. Die Kan­di­da­ten soll­ten immer mit Namen ange­spro­chen werden.
• Bes­ser ist: „Sehr geehrte/r Frau/Herr Mustermann, …“
  
• Der Satz „zu unse­rer Ent­las­tung erhal­ten Sie anlie­gend Ihre Bewer­bungs­un­ter­la­gen zurück.“ ist unpro­fes­sio­nell und wird vom Bewer­ber mög­li­cher­wei­se als frech emp­fun­den. Denn mit die­ser For­mu­lie­rung geben Sie als Per­so­na­ler dem Kan­di­da­ten das Gefühl, dass sei­ne Bewer­bung und Bewer­bungs­un­ter­la­gen eine Belas­tung für Ihr Unter­neh­men darstellen.

Auch die For­mu­lie­rung „anlie­gend“ ist nicht kor­rekt, denn der Absa­ge lie­gen nur die Bewer­bungs­un­ter­la­gen bei und nicht der Versender.

Mit unse­ren kos­ten­lo­sen Mus­tern und Vor­la­gen für Absa­gen zu Bewer­bun­gen kön­nen Sie sol­che Feh­ler ver­mei­den und Ihr Absa­ge­schrei­ben indi­vi­du­ell gestalten.

1.3. Frus­trie­ren Sie Job­su­chen­de durch Ihre Absa­ge nicht – 5 Tipps zur rich­ti­gen Formulierung

Um zu ver­ste­hen, wie sich schlecht for­mu­lier­te Bewer­bun­gen anfüh­len, bedarf es sicher­lich kei­nem Bericht oder einer Doku­men­ta­ti­on zur Job­su­che im Fern­sehn. Um Per­so­nen, die auf Job­su­che sind, Bewer­bung für Bewer­bung schrei­ben und doch jedes Mal eine Absa­ge erhal­ten, nicht wie vie­le ande­re Unter­neh­men vor den Kopf zu sto­ßen, fin­den Sie im fol­gen­den 5 Tipps um Absa­gen an Kan­di­da­ten so ange­nehm wie mög­lich zu formulieren.

1. Ehr­lich­keit.
   Tei­len Sie dem Bewer­ber so offen und ehr­lich wie mög­lich mit, was die Grün­de für die Bewer­bungs­ab­sa­ge sind (Vor­sicht: sie­he Gleich­be­hand­lungs­ge­setz!). Eine Absa­ge ist eine emo­tio­na­le und per­sön­li­che Ange­le­gen­heit für den Bewer­ber. Zusätz­lich kön­nen Sie die Mög­lich­keit eines tele­fo­ni­schen Feed­back­ge­sprächs anbieten.
2. Unter­trei­bung.
   Ver­mei­den Sie hoch­ge­sto­che­ne und geschwol­le­ne For­mu­lie­run­gen sowie lee­re Stan­dard­phra­sen. Brin­gen Sie die Sache lie­ber per­sön­lich auf den Punkt.
3. Pro­fes­sio­na­li­tät.
   Spre­chen Sie den Bewer­ber mit Namen an. For­mu­lie­ren Sie außer­dem eine freund­li­che Ein­lei­tung, bei­spiels­wei­se mit einem Dank für das Zusen­den der Bewer­bungs­un­ter­la­gen. Bedan­ken Sie sich für das Inter­es­se am Unter­neh­men und/oder wün­schen Sie dem Bewer­ber Erfolg für die Zukunft und nut­zen Sie eine seriö­se Gruß­for­mel. Been­den Sie das Schrei­ben außer­dem als per­sön­li­cher Ansprechpartner.
4. Mar­ke stärken.
   Den­ken Sie dar­über nach, wie Sie sich durch so genann­tes Employ­er Bran­ding (Arbeit­ge­ber­mar­ke) in der Bewer­bungs­ab­sa­ge posi­tio­nie­ren kön­nen. Somit kön­nen Kan­di­da­ten auch nach einer Absa­ge noch etwas Posi­ti­ves mit Ihnen als Unter­neh­men verbinden.
5. Beach­tung.
   Bit­ten Sie wirk­lich gute Kan­di­da­ten um deren Ein­ver­ständ­nis, die Bewer­bungs­un­ter­la­gen in einem Bewer­ber­pool behal­ten zu dür­fen. So kann der Bewer­ber bei zukünf­ti­gen Stel­len­be­set­zun­gen gleich berück­sich­tigt werden.
6. Zeit.
   Las­sen Sie sich für eine Bewer­bungs­ab­sa­ge nicht zu viel Zeit. Nach zwei Mona­ten eine Absa­ge zu erhal­ten, egal wie gut sie geschrie­ben ist, sorgt bei den Kan­di­da­ten meist für noch mehr Ernüchterung.

Um die Kan­di­da­ten, die es lei­der nicht geschafft haben, nicht zu demo­ti­vie­ren, kön­nen Sie unse­re kos­ten­lo­sen Mus­ter für Arbeit­ge­ber für Ihre Absa­ge­schrei­ben nut­zen. Unse­re Mus­ter die­nen dazu, dass Sie die rich­ti­gen For­mu­lie­run­gen fin­den und nicht die typi­schen, wenig aus­sa­ge­kräf­ti­gen Stan­dard­phra­sen benutzen.

1.4. Schrei­ben Sie Absa­gen zu Bewer­bun­gen so, wie Sie sie selbst erhal­ten möchten

Vor Beginn einer Bewer­bungs­ab­sa­ge soll­ten Sie sich die Fra­ge stel­len, wie Sie selbst eine sol­che Absa­ge zur Bewer­bung erhal­ten möch­ten. So kön­nen Sie sich auf jeden Fall sicher sein, dass Ihr Absa­ge­schrei­ben echt und authen­tisch beim Bewer­ber wirkt.

Als Anreiz kön­nen Sie hier unse­re kos­ten­lo­sen Mus­ter und Vor­la­gen zu ver­schie­de­nen Bewer­bungs­ab­sa­gen für Arbeit­ge­ber herunterladen.

Zur Außen­wir­kung eines Unter­neh­mens zäh­len vie­ler­lei Fak­to­ren. Sicher­lich gehö­ren vor allem die Arbeits­be­din­gun­gen und Leis­tun­gen für die eige­nen Arbeit­neh­mer dazu. Doch auch Mit­ar­bei­ter, die dem Unter­neh­men eigent­lich gar nicht ange­hö­ren, kön­nen für einen guten oder schlech­ten Ruf des Unter­neh­mens sor­gen. Reagie­ren Sie beson­ders spät oder gar nicht auf Bewer­bun­gen und ver­zich­ten dar­auf, Kan­di­da­ten über eine Absa­ge in Kennt­nis zu set­zen, ris­kie­ren Sie, dass die­ser ver­schmäh­te Mit­ar­bei­ter sei­ne schlech­ten Erfah­run­gen mit­teilt. Bewie­se­ner­ma­ßen spre­chen ent­täusch­te Bewer­ber über die Absa­ge mit Ihrem nähe­ren Umfeld oder sogar im Inter­net und prä­gen so das Anse­hen eines Unter­neh­mens. Lesen Sie sich dazu auch ger­ne unse­ren Bei­trag “Per­so­nal­re­crui­t­ing: Mit­ar­bei­ter­fin­dung und Mit­ar­bei­ter­bin­dung” durch.

2.2. Reagie­ren Sie zeit­nah mit einer Absa­ge zu Bewerbungen

In wel­chem Zeit­raum nach Ein­gang einer Bewer­bung mit einer Absa­ge reagiert wer­den soll­te, hängt vor allem vom Bewer­bungs­pro­zess ab. Grund­sätz­lich gilt: Je frü­her ein Kan­di­dat erfährt, dass er die aus­ge­schrie­be­ne Stel­le nicht bekommt, des­to bes­ser. Schließ­lich bewer­ben sich Job­su­chen­de häu­fig nicht nur bei einer Fir­ma und freu­en sich, Ihre Chan­cen auf einen Job auch in Bezug auf das nächs­te Vor­stel­lungs­ge­spräch oder mög­li­che Ter­min­ver­ein­ba­run­gen mög­lichst schnell ein­schät­zen zu können.

4.2. Ver­sen­den einer Bewerbungsabsage

Soll­ten Sie die Absa­ge zur Bewer­bung pos­ta­lisch oder per E‑Mail ver­sen­den wol­len, so soll­ten Sie unbe­dingt alle recht­li­chen Vor­aus­set­zun­gen beachten:

Wie bei der Aus­schrei­bung einer Stel­len­an­zei­ge zur Mit­ar­bei­ter­su­che darf auch eine Absa­ge zur Bewer­bung kei­ne Dis­kri­mi­nie­rung einer spe­zi­el­len Per­so­nen­grup­pe beinhal­ten. Andern­falls ris­kie­ren Sie ein Wie­der­se­hen mit dem Bewer­ber vor Gericht, der bei einer Dis­kri­mi­nie­rung (auf­grund von eth­ni­scher Her­kunft, Reli­gi­ons­zu­ge­hö­rig­keit, per­sön­li­cher Welt­an­schau­ung, sexu­el­ler Ori­en­tie­rung oder Behin­de­rung) die Zah­lung einer Ent­schä­di­gung ein­kla­gen kann.

4.3. Die unge­schön­te Wirk­lich­keit: Grün­de, die zu Bewer­bungs­ab­sa­gen füh­ren, aber so nicht kom­mu­ni­ziert wer­den dürfen.

Grün­de wie

• eine grund­sätz­li­che, per­sön­li­che Antipathie
• eine hohe Umzugswahrscheinlichkeit
• eine beson­ders ein­sei­ti­ge Geschlech­ter­ver­tei­lung im Unternehmen
• eine Welt­an­schau­ung, die nicht zur Unter­neh­mens­phi­lo­so­phie passt

mögen mög­li­cher­wei­se nach­voll­zieh­bar wir­ken, soll­ten die pro­fes­sio­nel­le Ent­schei­dung für oder gegen einen Kan­di­da­ten aber im Nor­mal­fall nicht beein­flus­sen. Wür­de ein Per­so­nal­ver­ant­wort­li­cher den Feh­ler bege­hen, expli­zit sol­che Fak­to­ren als Begrün­dung für eine Absa­ge nen­nen, bestün­de damit eine nach­weis­li­che Ver­let­zung des All­ge­mei­nen Gleich­be­hand­lungs­ge­set­zes (AGG).

Bewer­bungs­ab­sa­gen müs­sen grund­sätz­lich die­sen gesetz­li­chen Richt­li­ni­en fol­gen. Das führt aller­dings lei­der auch dazu, dass der Inhalt oft­mals sehr unper­sön­lich wirkt und dem Bewer­ber dar­aus nicht klar ersicht­lich ist, war­um genau die Posi­ti­on im Unter­neh­men für Ihn oder Sie nicht infra­ge kommt.

Mit unse­ren Tipps und kos­ten­lo­sen höf­li­chen Absa­gen Bewer­bun­gen Mus­ter wol­len wir Ihnen hel­fen, dass Bewer­ber, denen Sie absa­gen müs­sen, sich mit der Absa­ge zu ihrer Bewer­bung nicht vor den Kopf gesto­ßen fühlen.

Ob man die Bewer­ber­un­ter­la­gen ein­be­hält, ist ganz abhän­gig davon, ob die Mög­lich­keit einer spä­te­ren Ein­stel­lung grund­sätz­lich besteht.

5.1. Bewer­bung für spä­te­ren Zeit­punkt speichern

In man­chen Berei­chen oder Bran­chen kann es sein, dass der Bewer­ber mög­li­cher­wei­se für ande­re Auf­ga­ben­ge­bie­te des Unter­neh­mens oder für eine Anstel­lung zu einem spä­te­ren Zeit­punkt von Inter­es­se ist. In die­sem Fall ist es durch­aus legi­tim die Bewer­bungs­un­ter­la­gen im Unter­neh­men zu behal­ten (Stich­wort Bewerberpool/Talentpool). Tei­len Sie dies jedoch in der Bewer­bungs­ab­sa­ge mit und bit­ten Sie um Ein­ver­ständ­nis. So neh­men die dem nega­ti­ven Schrei­ben direkt etwas faden Bei­geschmack, sor­gen für Auf­mun­te­rung und Hoff­nung beim Kan­di­da­ten und polie­ren Ihr Fir­men­image etwas auf. Die Chan­ce auf eine Anstel­lung zu einem spä­te­ren Zeit­punkt soll­te jedoch natür­lich auch tat­säch­lich bestehen!

5.2. Es besteht lang­fris­tig kein Interesse

Ist der Bewer­ber auch auf lan­ge Sicht oder für ande­re Posi­tio­nen im Unter­neh­men unin­ter­es­sant oder nicht geeig­net, so ist es höf­lich die Bewer­bungs­un­ter­la­gen bei­lie­gend zum Schrei­ben an den Absen­der zurück­zu­sen­den. Hoch­wer­ti­ge Bewer­bungs­map­pen oder Bewer­bungs­fo­tos kön­nen schließ­lich häu­fig mehr­fach genutzt wer­den. Dies gilt natür­lich nur für pos­ta­li­sche Bewer­bun­gen. Dass ein­be­hal­te­ne Unter­la­gen selbst­ver­ständ­lich nach Ablauf der Frist ver­nich­tet wer­den, muss in der Bewer­bungs­ab­sa­ge nicht extra erwähnt werden.