Die rich­ti­ge HR Soft­ware bie­tet Effi­zi­enz und Wettbewerbsvorteile

Der Arbeits­markt ist im Wan­del. Und er ist eine Her­aus­for­de­rung für jeden Per­so­nal­ver­ant­wort­li­chen. Es genügt heu­te nicht mehr, nüch­ter­ne Stel­len­an­zei­gen zu schal­ten und pas­siv auf die hof­fent­lich eine pas­sen­de Bewer­bung zu war­ten. Die Auf­ga­ben eines Per­so­nal­ent­wick­lers oder Recrui­ters von heu­te mit den Auf­ga­ben des Per­so­nal­be­reichs frü­he­rer Jah­re zu ver­glei­chen, ist unge­fähr so, als wol­le man das Smart­pho­ne einem Wähl­schei­ben­te­le­fon gegen­über­stel­len. Vie­le Unter­neh­men arbei­ten jedoch immer noch mit den Instru­men­ten ver­gan­ge­ner Zei­ten. Die­se pas­sen weder zum heu­ti­gen Arbeits­markt noch zur Erwar­tungs­hal­tung der poten­zi­el­len Bewer­ber in Zei­ten von Social Media und Mobi­le Recrui­t­ing.

Der aktu­el­le Markt ist ein Arbeit­neh­mer­markt, in dem sich jeder qua­li­fi­zier­te Bewer­ber den pas­sen­den Arbeit­ge­ber und sei­nen Traum­job aus­su­chen kann. Unter­neh­men müs­sen sich daher opti­mal prä­sen­tie­ren und ver­mark­ten kön­nen. Qua­li­fi­zier­te Absol­ven­ten und Arbeit­neh­mer erwar­ten mehr, als einen ange­neh­men Arbeits­platz und ein erstre­bens­wer­tes Gehalt. Der Arbeit­ge­ber und die Bedürf­nis­se des Bewer­bers soll­ten opti­mal harmonieren.

Das beginnt bereits bei der zeit­ge­mä­ßen Form des Bewer­bungs­pro­zes­ses und einer mög­lichst kur­zen Ent­schei­dungs­zeit. Nie­mand möch­te heu­te noch 4 Wochen war­ten, bis das Unter­neh­men alle Bewer­bun­gen gesich­tet und intern bespro­chen hat. Auch die mög­li­chen wei­te­ren Kar­rie­re­schrit­te möch­te ein hoch qua­li­fi­zier­ter Arbeit­neh­mer früh­zei­tig ken­nen­ler­nen. Dazu bedarf es z. B. das Füh­ren eines Talent­pools.

Wel­che Vor­tei­le kann eine HR-Sof­t­­wa­re bieten?

Wer qua­li­fi­zier­te Mit­ar­bei­ter fin­den möch­te, soll­te sich als Unter­neh­men in allen HR-Maß­­nah­­men qua­li­fi­ziert und zeit­ge­mäß dar­stel­len. Die stän­di­ge Arbeit an einer posi­tiv besetz­ten Arbeit­ge­ber­mar­ke erfor­dert Enga­ge­ment und Krea­ti­vi­tät. Dazu gehö­ren auch moder­ne Tech­no­lo­gien. Per­so­nal­ver­ant­wort­li­che kön­nen heu­te bei der Mit­ar­bei­ter­su­che nicht mehr aus dem Vol­len schöp­fen und sind im Inter­net­zeit­al­ter auf­ge­for­dert, Pro­zes­se zu digi­ta­li­sie­ren. Mes­sen, ana­ly­sie­ren und fokus­sie­ren gehö­ren zu den stän­di­gen Aufgaben.

Das, was jedem HR-Ver­­an­t­­wor­t­­li­chen dazu fehlt, ist Zeit. Acti­ve Sourcing, täg­li­che Prä­senz in den Sozia­len Medi­en und auf Mes­sen oder Ver­an­stal­tun­gen, die Ein­füh­rung von Bewer­ber­ma­nage­ment­sys­te­men und von moder­nen Tools, sind nur der Anfang. Weg vom Per­so­nal­ver­wal­ter hin zum HR-Mana­ge­­ment heißt die Maß­nah­me. Dafür eine HR Soft­ware Defi­ni­ti­on zu fin­den, ist gar nicht so ein­fach. Der Markt bie­tet Kan­­di­­da­­ten- und Job Matching Soft­ware, Sprach­aus­wer­tungs­sys­te­me, video­ba­sier­tes HR-Mar­­ke­­ting, Mit­ar­bei­ter­emp­feh­lungs­ap­ps und Vie­les mehr, was so man­chen Per­so­na­ler fordert.

Dabei wird nicht nur ableh­nend auf die Kos­ten ver­wie­sen, son­dern auch auf den Ein­ar­bei­tungs­auf­wand. Es reicht tat­säch­lich nicht aus, ein Tool oder eine App zu kau­fen, ohne aus­rei­chen­de Kapa­zi­tä­ten ein­zu­ar­bei­ten und ver­schie­de­ne Anwen­dungs­mög­lich­kei­ten zu tes­ten. Doch auch klei­ne Unter­neh­men soll­ten die Kos­ten einer erfolg­lo­sen Bewer­bungs­run­de und einer unbe­setz­ten Stel­le dage­gen­hal­ten. Eine durch­dach­te Soft­ware amor­ti­siert sich hier schnell.

Mit HR-Sof­t­­wa­re admi­nis­tra­ti­ve Tätig­kei­ten zu auto­ma­ti­sie­ren, ist der ers­te Schritt und wird schon seit Jahr­zehn­ten in der Ent­geltab­rech­nung, Bud­get­ver­wal­tung und Semi­­nar- oder Urlaubs­pla­nung genutzt. Der Ein­satz in der Bewer­­ber- und Mit­ar­bei­ter­ge­win­nung, in der Aus- und Wei­ter­bil­dung und in der Füh­rungs­ar­beit gehört zu den noch sel­ten genutz­ten Anwendungsmöglichkeiten.

4 Tipps, wie Sie die pas­sen­de HR Soft­ware finden

Per­so­nal­pro­zes­se gehen mit der geeig­ne­ten Soft­ware und unter­stüt­zen­den Tools wesent­lich leich­ter von der Hand. Sie spa­ren vor allem Zeit. Zeit, die Per­so­nal­ver­ant­wort­li­che für stra­te­gi­sche Ideen und Ent­schei­dun­gen benö­ti­gen. Doch wel­cher HR Soft­ware Anbie­ter ist sinn­voll und bringt mit sei­ner Ent­wick­lung wirk­lich die erwünsch­te Entlastung?

Der Markt ist inzwi­schen unüber­schau­bar und bie­tet für jeden Zweck und für jedes Bud­get das rich­ti­ge Ange­bot. Hier fin­den Sie Tipps für Ihre Entscheidung:

1. Tipp: Klä­ren Sie, wel­che Funk­tio­nen unbe­dingt abge­deckt wer­den sollen

Soft­ware, App und Tools kön­nen nur so gut sein, wie sie pas­send für das Unter­neh­men sind, das sie nutzt. Ent­schei­den Sie daher kri­tisch, wel­che Funk­tio­na­li­tä­ten Sie benö­ti­gen und wel­che Anwen­der es dafür gibt. Neben einer moder­nen Ana­­ly­­se-und Reporting­funk­ti­on spie­len auch Ziel­grup­pen außer­halb des Unter­neh­mens eine gro­ße Rol­le, da z. B. die Mobil­fä­hig­keit über Apps die Anwen­der­be­dürf­nis­se opti­mal erfül­len soll­te. Eine App, die nicht funk­tio­niert, spricht sich schnel­ler her­um, als Ihnen lieb sein kann.

Wer eine mög­lichst gro­ße Band­brei­te an Funk­tio­na­li­tä­ten anstrebt, soll­te vor­her prü­fen, wel­chen Auf­wand und Kos­ten deren Imple­men­tie­rung und Anwen­dung inkl. Schu­lung der Nut­zer mit sich bringt. Soft­ware, die nur sel­ten benö­tigt wird, lässt sich kaum effi­zi­ent hand­ha­ben und ver­ur­sacht als „Pro­gramm­lei­che“ eher Unsi­cher­hei­ten und Feh­ler. Deckt die Soft­ware dage­gen nur einen Teil der benö­tig­ten HR-Pro­­­zes­­se ab, wer­den zwar Kos­ten ein­ge­spart. Oft ist dann jedoch die Ein­bin­dung wei­te­rer exter­ner Pro­gram­me nötig, die nicht 100%ig kom­pa­ti­bel sind.

Eine Situa­ti­on, die eher Kapa­zi­tä­ten erfor­dert, als sie frei­zu­set­zen. Das glei­che Pro­blem tritt auf, wenn die gekauf­te Soft­ware nicht erwei­ter­bar oder fle­xi­bel anpass­bar ist. Die geplan­te Effi­zi­enz­stei­ge­rung ist so kaum zu erreichen.

2. Tipp: Las­sen Sie sich die Funk­tio­nen und Ein­satz­mög­lich­kei­ten inten­siv vorstellen

Wer eine HR Soft­ware sucht, weiß oft gar nicht genau, was aktu­ell auf dem Markt ist. Las­sen Sie sich daher alle Funk­tio­nen und Ein­satz­mög­lich­kei­ten von den ver­schie­de­nen HR Soft­ware Anbie­tern vor­stel­len. Dazu gehö­ren z. B.:

3. Tipp: Erwei­tern Sie den Kreis der Entscheidungsträger

Wer ent­schei­det in Ihrem Unter­neh­men über die Ein­füh­rung einer Soft­ware­lö­sung für HR-Pro­­­zes­­se? Die IT? Die Geschäfts­füh­rung? Der Per­so­nal­be­reich? Alles kom­pe­ten­te Stel­len, aber erst gemein­sam wird es eine ziel­füh­ren­de Entscheidung:

Fazit: Die Ent­schei­dung über eine geeig­ne­te HR Soft­ware ist Team­work. Nur dann amor­ti­sie­ren sich Kos­ten und Auf­wand in kür­zes­ter Zeit.

4. Tipp: Ver­glei­chen Sie Cloud- und Client-Server-Lösungen

Wäh­rend es bis­her üblich war, HR Soft­ware im Mit­tel­stand und in gro­ßen Unter­neh­men als Cli­ent-Ser­­ver-Anwen­­dung zu nut­zen und sie durch die eige­ne IT anpas­sen und war­ten zu las­sen, haben sich suk­zes­si­ve Cloud­lö­sun­gen einen Namen gemacht. HR Soft­ware in der Cloud hat vie­le Vor­tei­le, jedoch auch sen­si­ble Aspek­te, die es zu beden­ken gilt. So ste­hen eine moder­ne Benut­zer­füh­rung und inno­va­ti­ve Kon­zep­te der Spei­che­rung hoch­sen­si­bler HR-Daten in der Cloud gegenüber.

Hier ist der Daten­schutz in ganz beson­de­rer Wei­se gefragt, schließ­lich zäh­len sehr per­sön­li­che Daten wie Lebens­läu­fe, Gehalts­ab­rech­nun­gen, Beur­tei­lun­gen und mehr zu den Daten, die gesam­melt und gehackt wer­den könnten.

Es muss nicht immer der HR Soft­ware Markt­füh­rer sein oder der Anbie­ter mit dem höchs­ten Preis, der zu Ihrem Unter­neh­men und den anvi­sier­ten Zie­len passt. Erkun­di­gen Sie sich auch bei klei­ne­ren bzw. unbe­kann­te­ren Anbie­tern und nut­zen Sie Tests, Demos und die Emp­feh­lun­gen ande­rer Kunden.

Beson­ders wich­tig ist auch der Sup­port, der vor allem bei Cloud­lö­sun­gen rund um die Uhr als 24/7‑Service vor­han­den sein sollte.

Es emp­fiehlt sich, die ver­ein­bar­te Qua­li­tät des Sup­ports sowie die Ser­vice­zei­ten ver­trag­lich zu fixieren.

Fazit

Jetzt unse­re Rat­­ge­­ber-PDF zum The­ma Bewer­ber­ma­nage­ment­sys­te­me herunterladen

Ein­fach Post­leit­zahl oder Ort eingeben:

Ihre Anfra­ge wird verarbeitet…

Die per­fek­te Job­bör­se wird ermittelt…

Wir haben die per­fek­te Job­bör­se für Sie gefunden!

Unse­re Emp­feh­lung für Ihre Region:

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Bitte füllen Sie dieses Feld aus.
Bitte füllen Sie dieses Feld aus.
Bitte gib eine gültige E-Mail-Adresse ein.

Menü