Die Welt befindet sich heutzutage in einem stetigen Wandel. Das macht es mitunter auch für Recruiter schwer, über sämtliche Fachbegriffe, wie beispielsweise zu Bewerbermanagementsystemen, einen Überblick zu behalten. Sollten Sie sich bereits gefragt haben, was hinter Bewerbermanagementsysteme bzw. Applicant Tracking Systemen steckt, dann sind Sie bei uns genau richtig.
In unserem Artikel haben wir für Sie zusammengeschrieben, um was es sich bei einem ATS (Applicant Tracking System) handelt und aus was es sich zusammenstellt.
Laden Sie sich dazu auch gerne unseren kostenlosen PDF-Ratgeber
zum Thema Applicant Tracking Systeme herunter.
Inhalt
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1. Was ist ein Applicant Tracking System?
Beim Applicant Tracking System handelt es sich um eine Software-Anwendung für die professionelle Personalvermittlung. Mit diesem System können Recruting- und Bewerbermanagement- Prozesse auf elektronischem Weg gesteuert werden. Dadurch wird der gesamte Vorgang der Personalbeschaffung automatisiert, was den Unternehmen die Möglichkeit gibt, bei der Stellenbesetzung mit optimaler Effizienz vorzugehen.
Die elektronische Bewerberverwaltung umfasst die Stellenausschreibung, die eingegangenen Lebensläufe, deren Bewertung und Einordnung, das Einstellungsverfahren eines neuen Mitarbeiters und schließt auch das konkrete Besetzen der Stelle ein. Zeitlicher Aufwand, Personaleinsatz und Kosten können durch dieses automatisierte Verfahren im Bewerber Management System optimiert werden.
2. Welche Bedeutung haben Applicant Tracking Systeme für Unternehmen?
Der wettbewerbsintensive Arbeitsmarkt der heutigen Zeit erfordert ein Arbeiten mit größtmöglicher Effizienz. Gerade Unternehmen mit hohem Personalbedarf und daraus resultierendem hohen Bewerbervolumen profitieren davon, mit dem richtigen Applicant Management mit möglichst wenig Zeitaufwand den Bewerber zu finden, der für den Platz im Unternehmen am geeignetsten ist.
Mögliche Kandidaten für eine Stelle können sich online bewerben und werden automatisch zugeordnet. Das Applicant Management gewährleistet, dass sämtliche Bewerberdaten strukturiert vorliegen.
Dubletten und Mehrfachbewerbungen sowie die Fehler, die bei manueller Eingabe entstehen, kommen so nicht mehr vor. Den Personalentscheidern wird damit ein Bewerber-Pool vorgelegt, den sie bequem durchsuchen und verwalten können.
Durch vorab festgelegte Kriterien an die Bewerber findet automatisch eine Vorselektion statt. Die qualifiziertesten kommen in die engere Auswahl und stehen auch bei weiteren Stellenangeboten zur Verfügung.
Diese vereinfachte Handhabung ist besonders für Recruiting-Unternehmen relevant. Mit Systemen zum Bewerbungsmanagement können diese ihren Erfolg steigern und das Unternehmen ausbauen. Je übersichtlicher und zeitsparender der gesamte Recruiting-Prozess abläuft, desto mehr Zeit bleibt für das eigentliche Tagesgeschäft. Mit dem automatisierten Prozess lässt sich die Anzahl der Vermittlungen für diese Unternehmen steigern.
3. Über welche Funktionen verfügt ein Applicant Tracking System?
Zwischen verschiedenen Anbietern variieren die anwendbaren Funktionen; jedoch verfügen alle Systeme über die wesentlichen Grundlagen, die für ein zeitsparendes und effizientes Bewerber Management System erforderlich sind.
So werden zum Beispiel alle Bewerberdaten zentral gespeichert. Durch vorab festgelegte Kriterien werden die nicht zum Job passenden Kandidaten bereits im Vorfeld aussortiert. Die nötigen Vorlagen für die gesamte Kommunikation via Mail und SMS liefert das ATS.
Wichtig für den Wiedererkennungswert eines Unternehmens ist sein Corporate Design. Das ATS kann diesem Erscheinungsbild angepasst werden, so dass auch Bewerber das Unternehmen wiedererkennen und zuordnen können. Eine Option, die nicht
zwingend im Preis jeder Software enthalten ist, ist das Multiposting von Stellenanzeigen. Hier besteht die Möglichkeit, Stellenanzeigen online auf Jobbörsen zu schalten. Die Auswahl richtet sich nach regionalen, überregionalen oder nach Berufsgruppen gegliederten Portalen, in die inseriert werden kann. So werden die Chancen, einen passenden Bewerber zu finden, vergrößert.
Wenn Sie mehr zum Thema Bewerbermanagementsoftware erfahren wollen, empfehlen wir Ihnen unseren Artikel “Die richtige HR Software bietet Effizienz und Wettbewerbsvorteile” zu lesen.
4. Welche Kosten kommen auf die Nutzer zu?
Die Software wird auf die firmeneigenen Server installiert. Es fällt eine einmalige Summe für den Erwerb der Lizenz an. Ferner kommen die Kosten für Implementierung und Updates dazu. Bei der Implementierung, also der Ausführung der Installation, wird das alte Verfahren durch das neue System ersetzt. Dann erfolgt die Anpassung an die firmeneigenen Anforderungen,
was das Corporate Design, die Karriereseite und sämtliche andere Funktionen betrifft. Bei diesem Geschäftsmodell ist mit einer gewissen Einarbeitungszeit zu rechnen, bis das System so eingerichtet ist, dass es zum Unternehmen passt und von den Mitarbeitern auch bearbeitet werden kann.
Für das Einhalten der Datensicherheit und die Pflege der Software sind die jeweiligen Unternehmen selbst zuständig. Beim Kauf einer Software Lizenz für die Inhouse Anwendung können Kosten im vierstelligen Bereich anfallen.
Eine andere Möglichkeit, ein Bewerber Management System zu nutzen, ist das Anmieten mittles einer Cloud. Der Server des Anbieters speichert alle Bewerbungsdaten und stellt sie dem Unternehmen zu jeder Zeit online zur Verfügung. Das Mieten der Software bei cloudbasierten Lösungen kann zwischen 60 Euro bis zu 3.000 Euro im Monat betragen. Cloud Anbieter werben damit, dass mit ihrem Geschäftsmodell das gesamte Bewerbungssystem viel schneller einsatzbereit ist als bei der Inhouse Variante.
5. Welche Anbieter für Applicant Tracking Systeme gibt es und was sind ihre Besonderheiten?
Der Anbieter BeeSite wirbt damit, auch komplexe Bewerberverfahren vollständig digital abbilden zu können, angefangen bei der Personalbedarfserfassung bis hin zur Einstellung mit Maßnahmen zur Eingliederungsförderung und Unterstützung des Talentmanagements.
Bullhorn Applicant Tracking System zählt –nach Angabe des Unternehmens- schon seit Jahren zu den beliebtesten Bewerbersystemen auf dem Markt. Es verspricht eine um 40 Prozent schnellere Lösung und damit ein um 43 Prozent erhöhtes Vermittlungsvolumen.
In der Vollversion von MHM eRECRUITING ist die digitale,
jederzeit ausdruckbare Bewerbermappe enthalten sowie ein Dashboard, über das auf geeignete Bewerber zugegriffen werden kann. Die Bewerberkommunikation läuft über standardisierte Prozesse, zur Entscheidungsfindung dient ein Bewerberspiegel, bei dem ausgewählte Kandidaten nach bestimmten Kriterien direkt verglichen werden können. Die Zugriffsrechte sind eindeutig und transparent vergeben, d.h. es ist vorab festgelegt, wer aufgrund seiner Position auf welche Daten zugreifen kann.
Neben seiner Vollversion bietet MHM eRECRUITING noch verschiedene Zusatzmodule an. Dazu gehören ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm und ein Multiposting bei über 1.300 Jobbörsen inklusive der Analyse, welches Posting am erfolgversprechendsten ist.
Das Unternehmen bietet auch die komplette Lebenslaufanalyse eines Kandidaten unter semantischen Kriterien, sowie die Analyse der anderen Bewerbungsunterlagen, um daraus standardisierte Kandidaten-Profile zu erstellen.
Es lohnt sich, verschiedene Anbieter zu vergleichen, um das ATS zu finden, das den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.
Sie sind neugierig geworden und überlegen nun, für Ihr Unternehmen ein Applicant Tracking System anzuschaffen? Dann schauen Sie doch gleich auf unserer Website für Bewerbermanagementsysteme vorbei, um herauszufinden, welches Bewerbermanagementsystem am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
6. Häufig gestellte Fragen zu Applicant Tracking Systemen
1. Warum sollte man ein Applicant Tracking System im Unternehmen einsetzen?
Vorteile
- Mit Hilfe der vorhandenen Multicast-Funktion können Stellenangebote auf mehreren Jobbörsen und Karriereportalen gleichzeitig mit nur einem Klick veröffentlicht werden.
- Der Fortschritt der Personalsuche kann in Echtzeit verfolgt werden. So können passende Kandidaten rechtzeitig erkannt werden.
- Die Beziehung zwischen Bewerber und Arbeitgeber wird gefördert. Durch personalisierte Vorlagen für Benachrichtigungen oder Einladungen für Bewerbungsgespräche sowie die Hervorhebung der Eigenschaften der Bewerber fühlen diese sich persönlich geschätzt und angesprochen.
- Der Talentpool lässt sich durch die ATS-Software einfacher pflegen. So können Personaler schneller und effizienter interessante Profile unter den registrierten Bewerbungen finden.
- Die Qualität des gesamten Einstellungsprozesses wird gefördert.
Nachteile
- Kostenlose Applicant Tracking Systeme können mit steigender Nutzerzahl kostenpflichtig werden.
2. Was sind Anforderungen an ein Applicant Tracking System?
- Individualisierbarkeit
Definition der individuellen Prozesse verschiedener Fachabteilungen.
Einbinden verschiedener Layouts für die Stellenanzeigen für Jobbörsen, Nachrichten usw. - Benutzerfreundlichkeit
Ein Programm, welches übersichtlich ist und sich einfach bedienen lässt, wird schneller akzeptiert und genutzt. - Service und Support
Die Software sollte vor dem Kauf getestet werden um den Bewerbungsprozess und den Arbeitsalltag zu erleichtern.
Ebenso ist ein Support wichtig, der schnell erreichbar ist, kostenlos und kompetent ist. - Cloud-Software
Die Software wird hierbei auf einem Server bereitgestellt. Somit können alle Mitarbeiter über das Internet darauf zugreifen und sind immer auf dem gleichen Informationsstand. - DSGVO
Die Software muss von Anfang an DSGVO-konform sein, da Unternehmen mit sensiblen und persönlichen Bewerberdaten umgehen. Durch programmierte automatische Löschung von Bewerberdaten im angegebenen Zeitraum sowie die nötige Zustimmung zur Speicherung von Daten wird die EInhaltung der DSGVO gewährleistet.
3. Applicant Tracking System oder Bewerbermanagementsystem?
Beide Systeme sind das Gleiche und bezeichnen Lösungen für Software, welche Personaler und Recruiter bei der Personalgewinnung unterstützen.
Das Bewerbermanagementsystem sorgt dafür, dass die Einstellungsprozesse digital abgebildet werden. Dadurch werden die Recruiter während des gesamten Bewerbungsprozesses unterstützt, indem die Software Routinetätigkeiten vollautomatisch ausführt und so von administrativen Aufgaben entlastet.
Eingangsbestätigungen, Benachrichtigungen zu neu eingegangenen Bewerbungen sowie ein übersichtlicher Vergleich der Bewerberdaten und die Möglichkeiten der Auswertung wichtiger KPIs sind hier wesentliche Vorteile.
4. Was bringt Bewerber-Tracking für Unternehmen?
Über das Bewerber-Tracking kann nachvollzogen werden, über welche Kanäle Bewerber das Unternehmen gefunden haben und es können qualitative Aussagen darüber getroffen werden, wie die einzelnen Kanäle performen.
Durch diese Daten können Kampagnen im Personalmarketing besser geplant werden und das Budget besser genutzt werden. Genutzte Kanäle können bei laufenden Kampagnen aufgrund der Performance angepasst werden bzw. eingestellt werden.
Ebenso liefern dir die Kanäle Informationen darüber, welcher Kanal von welcher Zielgruppe bevorzugt wird. Diese Informationen helfen dabei, bei der Stellenbesetzung in die Kanäle zu investieren, die am besten performen.
5. Ab wann lohnt sich ein Applicant Tracking System im Unternehmen?
Eine Software für Bewerbermanagement lohnt sich vor allem bei Unternehmen, die ein hohes Bewerberaufkommen nachweisen oder keine Möglichkeit besteht, dass bestehende Team zu vergrößern.
Allerdings sollte sich jedes Unternehmen vor Anschaffung einer solchen Software die Frage stellen, ob der aktuelle Bewerbungsprozess den modernen Ansprüchen gerecht wird.
Wenn man allerdings Kosten sparen, so schnell wie möglich antworten, Zeit einsparen und die Erfahrungen der Kandidaten mit dem Bewerbungsprozess verbessern möchte, ist eigentlich schon klar, dass sich ein Application Tracking System definitiv lohnt.
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