Das Anforderungsprofil als wichtiges Hilfsmittel der Personalbeschaffung – Kostenlose Muster und Vorlagen für ein Anforderungsprofil.
Jedes Unternehmen hat ein berechtigtes Interesse daran, offene Stellen erfolgssicher zu besetzen. Um dies zu erreichen, ist es notwendig, dass der zukünftige Mitarbeiter spezielle Fähigkeiten / Kenntnisse / Eigenschaften / Kompetenzen besitzen sollte, welche den Anforderungen und Erwartungen des jeweiligen Arbeitsplatzes in der dazugehörigen Fachabteilungen gerecht werden.
In einem Anforderungsprofil sollen genau diese Anforderungen in der Stellenausschreibung festgehalten werden um bereits im Bewerbungsgespräch aber auch darüber hinaus einen Leitfaden zur Bewertung zukünftiger Bewerber und aktueller Mitarbeiter zu besitzen.
Sie erschaffen mit einem Anforderungsprofil das Bild eines Ideal-Kandidaten für die jeweilige vakante Position.
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1. Definition Anforderungsprofil
Eine strikte, allgemein gültige Definition eines Anforderungsprofils hat sich bisher nicht etabliert.
Zusammengefasst lässt es sich jedoch gut als die „Gesamtheit der Anforderungen, denen jemand, der sich um eine Stelle bewirbt, im Hinblick auf eine bestimmte berufliche Position genügen soll“ beschreiben. Anders formuliert: Es geht hier um die „Beschreibung von vorausgesetzten oder gewünschten Attributen – Eigenschaften, Fähigkeiten und Merkmale.“
Um diese Kriterien herauszufinden, muss daher zunächst eine Anforderungsanalyse erfolgen, welche meist in Zusammenarbeit von Personalabteilung, Vorgesetzten und Team- bzw. Abteilungsleitern erstellt wird.
Erfahren Sie hier, welche Vorteile Ihnen ein Anforderungsprofil bietet, was dieses im Einzelnen auszeichnet, und nutzen Sie unsere Vorlagen und Muster eines Anforderungsprofils, um Schritt für Schritt selbst ein Profil nach Ihren Erwartungen, Ansprüchen und Anforderungen zu erstellen und ableiten zu können.
„Gesamtheit der Anforderungen, denen jemand, der sich um eine Stelle bewirbt, im Hinblick auf eine bestimmte berufliche Position genügen soll“
Unterschied zwischen Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil
Das Anforderungsprofil ist nicht gleichzusetzen mit der Stellenbeschreibung, wie Sie im Detail auch an unserem Beispiel für ein Anforderungsprofil erkennen werden. Vielmehr kann das Anforderungsprofil als Ergänzung zur Stellenbeschreibung gesehen werden. Doch worin liegt für den Stelleninhaber nun der entscheidende Unterschied?
Während sich die Stellenbeschreibung hauptsächlich mit organisatorischen Aufgaben und der auszuführenden Tätigkeit befasst, lassen sich dem Anforderungsprofil insbesondere auch die Voraussetzungen entnehmen, die den Kompetenzbereich des Bewerbers betreffen:
Anforderungsprofil
Wie sieht der optimale Bewerber für die vakante Position aus? Hier geht es also um fachliche und persönliche Anforderungen bzw. spezielle Führungskompetenzen, die der Bewerber erfüllen sollte → Eine Beschreibung des Idealkandidat für die zu besetzende Stelle.
Stellenbeschreibung
Welche Position und Aufgaben soll der Bewerber innerhalb des organisatorischen Ablaufs des Unternehmens einnehmen? In welcher Abteilung wird er eingesetzt? Hier geht es also vor allem um die Definition der Aufgaben und Verantwortlichkeiten, welche die Position mit sich bringt → Eine Beschreibung der zu besetzenden Stelle.
2. Ziel eines Anforderungsprofils — So profitieren Sie
Unsere Vorlage für ein Anforderungsprofil soll Ihnen dabei helfen, genau den passenden Mitarbeiter für die vakante Stelle zu finden. Die Suche sowie die Auswahl passender Kandidaten sind immer auch mit einem Zeit- und Geldaufwand verbunden.
Indem Sie ein Anforderungsprofil für Ihre Stellenanzeige erstellen, gestaltet sich die Personalsuche und Personalauswahl deutlich effizienter und Sie können passende Kandidaten priorisieren.
Es gilt, die freie Stelle erfolgskritisch zu besetzen, also mit dem dafür bestmöglich geeigneten Kandidaten. Von einem Anforderungsprofil für Ihr Personal profitieren Sie gleich in mehrfacher Hinsicht:
Sie werden sich über Ihre Ziele klar
Indem Sie sich genauer mit der vakanten Stelle und den damit verbundenen Anforderungen an Bewerber auseinandersetzen, lassen sich Ziele für Ihr Unternehmen klarer formulieren und die Suche damit auch zielgerichteter gestalten. Nur wenn Sie wissen, was Sie erreichen möchten und was Sie erwarten, können Sie für Ihr Unternehmen die Stelle auch entsprechend besetzen.
Die Bewerber profitieren
Die Bewerbungen stapeln sich nach Ihrer Stellenausschreibung und Sie können in Sachen Bewerbungen „aus dem Vollen schöpfen“? Eine große Auswahl an potenziellen Kandidaten muss jedoch nicht unbedingt ein Glücksfall für jedes Unternehmen sein. Nämlich dann nicht, wenn sich vergleichsweise viele Personen bewerben, die für die Stelle eigentlich nicht geeignet sind und nicht zum Team oder Unternehmen passen. Nutzen Sie das Anforderungsprofil daher als Möglichkeit, bei der Personalbeschaffung direkt die Spreu vom Weizen zu trennen und potenziellen Bewerbern mitzuteilen, was Sie von ihnen erwarten. Die Zahl der Bewerbungen auf Ihre Stellenausschreibung mag dadurch sinken, jedoch erfüllen die Kandidaten die sich beworben haben dafür Ihre Erwartungen und überzeugen in ihrer Qualität, ihren Fähigkeiten sowie Kompetenzen. Außerdem lassen sich die Inhalte der Anforderungsprofile später auch als Grundlage für das Bewerbungsgesprächs nutzen.
Qualität vor Quantität
Lässt der Inhalt eines Anforderungsprofils keine Fragen über die gewünschten Qualifikationen offen, weiß auch der Bewerber besser, welche Erwartungen er erfüllen muss und auf welche Position, mit welchen Verantwortlichkeiten er sich letztlich bewirbt. Zudem hat er so die Möglichkeit, seine Bewerbungsunterlagen entsprechend auf die Stellenausschreibung auszurichten und entsprechende Qualifikationsmerkmale, wie spezielle Sprachkenntnisse oder Rhetorik-Kenntnisse, Kompetenzen, wie Methodenkompetenz, sowie Fähigkeiten, wie Konfliktfähigkeit, Teamfähigkeit oder Kommunikationsfähigkeit, genauer auszuführen bzw. hervorzuheben.
3. Was in keinem Anforderungsprofil fehlen sollte
Wichtig für ein Anforderungsprofil für Mitarbeiter ist immer, dass es so detailliert wie möglich formuliert wird und übersichtlich aufbereitet wird.
So wissen potenzielle Bewerber genau, welche Aufgaben sie erwarten, welche Position zu besetzen ist und welche Kriterien zu erfüllen sind. Grundsätzlich lässt sich ein Anforderungsprofil in unterschiedliche Bereiche unterteilen. Damit Sie eine Vorstellung vom gängigen Aufbau eines Anforderungsprofils haben, der sich bei vielen Unternehmen etabliert hat, haben wir für Sie eine Vorlage eines Anforderungsprofils erstellt. Diese Vorlage deckt alle relevanten Kriterien und Grundlagen ab, die Ihr Anforderungsprofil erfüllen sollte. Sie sollte Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Kompetenzbereiche verschaffen und orientiert sich dabei an der sogenannten „Kompetenzpyramide“, die für die Erstellung eines Anforderungsprofils gern herangezogen wird.
Durch die “harten” Anforderungen teilen Sie in Ihrer Stellenanzeige mit, welche Berufsausbildung und Berufserfahrung der Kandidat mitbringen sollte und auf welche Qualifikationen, Ausprägungen, Kenntnisse und Fähigkeiten Sie besonderen Wert legen.
Aus dem Anforderungsprofil sollte beispielsweise hervorgehen:
- Sind bestimmte Sprachkenntnisse erforderlich?
- Sollte der Bewerber bestimmte Führungskompetenzen nachweisen können?
- Setzen Sie Erfahrung im Umgang mit einem bestimmten Betriebssystem voraus?
Nennen Sie hier auch spezielle Fachkenntnisse, die Sie für Ihr Unternehmen priorisieren.
Hardskills lassen sich leicht anhand von nachweisbaren Referenzen messen.
Angefangen bei Schulnoten, bis hin zu Abschlusszeugnissen und weiteren Qualifikationen lassen sich so verschiedene Individuen, die sich auf Ihre Position beworben haben, einordnen und vergleichen. Doch nicht nur diese messbaren Fachkompetenzen sind in Unternehmen gefragt. Es wird immer wichtiger, dass die Person als Mensch in das Unternehmen und in das Team der Kollegen und Kolleginnen passt. Daher werden verschiedenste Softskills in den meisten Unternehmen immer wichtiger.
Softskills oder “weiche Faktoren” sind schwer messbare Attribute, die den Menschen ausmachen und für viele Unternehmen mindestens genauso, wenn nicht sogar mehr Bedeutung haben, als Hardskills.
Softskills lassen sich in drei Kompetenzbereiche unterteilen.
1. Persönliche Kompetenz
- Motivation / Demotivation
- Selbstbewusstsein
- Engagement
- Eigeninitiative und Verantwortung
- Belastbarkeit / Stressreaktion
2. Soziale Kompetenz
- Empathie
- Kommunikationsfähigkeit
- Teamfähigkeit
- Kritikfähigkeit
3. Methodenkompetenz
- Organisationstalent
- Präsentationstechniken
- Analytische Fähigkeiten
- Zeit Management
- Problemlösungskompetenz
- Zielorientierung
4. Was bei der Erstellung eines Anforderungsprofils
beachtet werden sollte
Es gibt bestimmte Qualifikationen, auf die Sie bei Ihren potenziellen Bewerbern keinesfalls verzichten können (“must have”)? Andere Qualifikationen hingegen wären gerne gesehen, gelten aber nicht als K.O.-Kriterium, sollten sie nicht vorliegen (“nice to have”)? Dann empfiehlt es sich, bei einem Anforderungsprofil für Bewerber eine Gewichtung bei den Kompetenzen vorzunehmen. Fokussieren Sie sich dabei zum einen auf die Muss-Qualifikationen, also auf die Qualifikationen die der Bewerber zwingend erfüllen muss. Und zum anderen auf die Kann-Qualifikationen, die zwar nicht zwingend erforderlich sind, die sich aber als extra Pluspunkt erweisen, wenn sie ein Bewerber mitbringt. Auch im Anforderungsprofil selbst können entsprechende Begriffe genutzt werden, um die Gewichtung der genannten Kriterien zu verdeutlichen (etwa „wichtig“, „sehr wichtig“ und „vorteilhaft“). In unserem Muster für ein Anforderungsprofil zeigen wir Ihnen, wie sich solche Formulierungen auch in Ihr Profil integrieren lassen.
Optional können Sie in Ihrem Profil auch noch eventuelle Wunschqualifikationen aufführen.
Überlassen Sie das Erstellen eines gelungenen Anforderungsprofils auch nicht allein der Personalabteilung oder alleine dem Personalverantwortlichen. Den Personalern mögen die Stellenbeschreibungen zwar vorliegen, aber sie sind keinesfalls mit der Arbeit und dem Ablauf in der jeweiligen Abteilung vertraut, in der die freie Stelle besetzt werden soll. Letztlich weiß der Teamleiter oder der Vorgesetzte, im Gegensatz zum Personaler, am besten, welche Anforderungen und Eigenschaften ein Bewerber für ihre Abteilung erfüllen sollte. Hier sollten also die Fachabteilungen im Dialog mit den Personalverantwortlichen stehen.
Wichtig: Ruhen Sie sich nicht auf einem einmal erstellten Anforderungsprofil aus. Auch Ihre Abteilung entwickelt sich schließlich im Rahmen von Fortbildungen, Schulungen und ähnlichen Maßnahmen weiter. Machen Sie es sich als Nebenaufgabe das erstellte Anforderungsprofil als Beispiel oder Vorlage zu nutzen und das Profil regelmäßig anzupassen. So können Sie mit den Entwicklungen in Ihrer Abteilung und um Unternehmen gesamt Schritt halten.
5. Folgen eines schlecht erstellten Anforderungsprofils
Ist das Anforderungsprofil nicht detailliert und präzise genug ausformuliert, kann dies für Sie nach dem Bewerbungsgespräch vor allem eine negative Folge haben: eine Fehlbesetzung der Stelle. Eine solche Fehlbesetzung kann wiederum weitere Nachteile mit sich bringen, die einen hohen Aufwand, unnötigen Kosten bis hin zur Imageschädigung Ihres Unternehmens mit sich bringen. Und letztlich wird ein schlecht formuliertes Anforderungsprofil auch die guten und tatsächlich geeigneten Kandidaten abschrecken.
Lesen Sie sich zum Thema Personalbeschaffung gerne auch unseren Beitrag zum Thema Recruiting durch.
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6. Häufig gestellte Fragen — FAQ
Ein Anforderungsprofil ist eine Ergänzung zur Stellenbeschreibung einer vakanten Position in Ihrem Unternehmen.
Neben den fachlichen Voraussetzungen, die ein Kandidat für eine Stelle mitbringen sollte, gibt es darüber hinaus weitere wichtige Anforderungen, denen man im Vorfeld, vor der Veröffentlichung der Stellenanzeige, Beachtung schenken sollte. Hardskills und Softskills, sowie weitere Wunschanforderungen an den idealen Kandidaten sollten im Anforderungsprofil genau definiert werden. Kreiren Sie das Bild Ihres Ideal-Kandidaten.
Ein Beispiel Anforderungsprofil können Sie sich kostenlos als Vorlage oder Muster direkt hier runterladen und für sich anpassen.
- Halten Sie Rücksprache mit der Abteilung und den Kollegen, die in Zukunft einen neuen Mitarbeiter im Team haben werden. Sie können neben der Stellenbeschreibung oft viel genauer Auskunft darüber geben, welche Anforderungen für die Position und für das Team wichtig sind.
- In unserem kostenlosen Muster Anforderungsprofil, welches wir für Sie zum Download bereitgestellt haben, finden Sie einen detaillierten Aufbau eines Anforderungsprofils. Passen Sie die Vorlage für Ihr Unternehmen und Ihre vakante Position an.
- Kommunizieren Sie die Anforderungen an Ihre Bewerber und finden Sie so den passenden Mitarbeiter.
Tipps und Tricks für die Erstellung von Anforderungsprofilen gibt es einige.
- Zieldefinition — Wen wollen Sie?
- Schwerpunkte festlegen, nicht alle Anforderungen dürfen “must have” Status haben. Setzen Sie Prioritäten.
- Struktur — Ordnen Sie die Anforderungen, wie in unserem Muster dargestellt.
Der wichtigste Tipp ist allerdings, realistisch zu bleiben. Sie werden trotz detailliertem Anforderungsprofil nicht den hundertprozentig perfekten Kandidaten finden. Denn Ihre Bewerber sind auch “nur” Menschen, die eine Persönlichkeit mitbringen. Daher verirren Sie sich nicht in den Anforderungen, sondern sehen Sie es als Hilfe, nicht als unausweichliche Checkliste, der Ihre Kandidaten voll und ganz entsprechen müssen. Menschen können Sich weiterentwickeln und oftmals wird man von genau jenen positiv überrascht, die den Anforderungen vielleicht nicht ganz entsprechen, aber dafür die Motivation, Lernbereitschaft und die persönliche Einstellung mitbringen, um mit Ihnen gemeinsam erfolgreich zu sein.
Ja, ein Anforderungsprofil ist nicht nur für die Bewerber wichtig, sondern für Ihr Unternehmen. Denn nur mit passenden und individuellen Anforderungsprofilen können Ihre offenen Stellen, bzw. deren Inhaber ordentlich und verbindlich beschrieben werden. Sie lernen Ihr Unternehmen, die einzelnen Fachbereiche und die Kollegen und Kolleginnen neu kennen, wenn Sie nach den Anforderungen fragen.
Und genau diese Kriterien erleichtern dann den Kandidaten sich für oder gegen eine Bewerbung in Ihrem Unternehmen zu entscheiden.
Sobald Sie das Anforderungsprofil fertig erstellt haben, sollten die Hauptkriterien, die Sie daraus ableiten können, in eine Stellenanzeige integriert werden.
Sie kombinieren jetzt also das Anforderungsprofil Ihres Ideal-Kandidaten mit der Stellenbeschreibung der offenen Position. Das Ergebnis sollte eine detaillierte und inhaltlich ansprechende Stellenanzeige sein, die Sie nun veröffentlichen können.
Haben Sie die Stellenanzeige inhaltlich gut ausformuliert und optisch an Ihr Unternehmens CI (Corporate Identity) angepasst, dann sollten die ersten Bewerbungen nach der Veröffentlichung nicht lange auf sich warten lassen.
Wenn Sie das Anforderungsprofil fertig erstellt haben, sollten Sie passend dazu eine Stellenanzeige erstellen, in der alle wichtigen Kriterien und Anforderungen an die Bewerber geordnet dargestellt werden. Der Aufbau einer Stellenanzeige sollte in folgende Punkte unterteilt werden:
- Kurze Unternehmenseinleitung (1–2 Sätze)
- Stellentitel mit dem gesetzlich vorgeschriebenen (m/w/d) nach AGG.
- Tätigkeits- / Aufgabenbeschreibung in Stichpunkten
- Anforderungen an den Kandidaten (aus dem Anforderungsprofil) in Stichpunkten
- Was Sie dem Kandidaten bieten (Benefits, Urlaubstage, Weiterbildungen, Home Office, etc.) in Stichpunkten
- Ansprechpartner und Bewerbungsweg (E‑Mail, Karriereseite, Karriereportal)
Achten Sie zusätzlich darauf, dass die Stellenanzeige im CI (Corporate Identity) Ihres Unternehmens gehalten wird. Farben, Logo, Ausdrucksweise, Ansprache (per Sie, per Du), um den Wiedererkennungswert zu Ihrem Unternehmen zu stärken. Erfahrungsgemäß erhalten optisch schön gestaltete Stellenanzeigen mehr Bewerbungen. Denn Bewerber ziehen daraus Rückschlüsse darüber, wie viel in die Mitarbeiter Ihres Unternehmens investiert wird. Der erste Eindruck zählt.
Beispiele für AGG konforme und optisch ansprechende, sowie ausgefallene Anzeigen finden Sie hier direkt bei uns. Oder Sie lassen uns alle Informationen zu Ihrer Stelle zukommen und wir übernehmen die professionelle Anzeigengestaltung und Formulierung für Sie.
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