Anfor­de­rungs­pro­fil erstel­len — Mus­ter und Anleitung

Das Anfor­de­rungs­pro­fil als wich­ti­ges Hilfs­mit­tel der Per­so­nal­be­schaf­fung – Kos­ten­lo­se Mus­ter und Vor­la­gen für ein Anforderungsprofil.

Anforderungsprofil Muster und Vorlagen

Jedes Unter­neh­men hat ein berech­tig­tes Inter­es­se dar­an, offe­ne Stel­len erfolgs­si­cher zu beset­zen. Um dies zu errei­chen, ist es not­wen­dig, dass der zukünf­ti­ge Mit­ar­bei­ter spe­zi­el­le Fähig­kei­ten / Kennt­nis­se / Eigen­schaf­ten / Kom­pe­ten­zen besit­zen soll­te, wel­che den Anfor­de­run­gen und Erwar­tun­gen des jewei­li­gen Arbeits­plat­zes in der dazu­ge­hö­ri­gen Fach­ab­tei­lun­gen gerecht werden.

In einem Anfor­de­rungs­pro­fil sol­len genau die­se Anfor­de­run­gen in der Stel­len­aus­schrei­bung fest­ge­hal­ten wer­den um bereits im Bewer­bungs­ge­spräch aber auch dar­über hin­aus einen Leit­fa­den zur Bewer­tung zukünf­ti­ger Bewer­ber und aktu­el­ler Mit­ar­bei­ter zu besit­zen.

Sie erschaf­fen mit einem Anfor­de­rungs­pro­fil das Bild eines Ide­al-Kan­­di­­da­­ten für die jewei­li­ge vakan­te Position.

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Mus­ter als Vor­la­ge herunter.

1. Defi­ni­ti­on Anforderungsprofil

Eine strik­te, all­ge­mein gül­ti­ge Defi­ni­ti­on eines Anfor­de­rungs­pro­fils hat sich bis­her nicht etabliert.

Zusam­men­ge­fasst lässt es sich jedoch gut als die Gesamt­heit der Anfor­de­run­gen, denen jemand, der sich um eine Stel­le bewirbt, im Hin­blick auf eine bestimm­te beruf­li­che Posi­ti­on genü­gen soll“ beschrei­ben. Anders for­mu­liert: Es geht hier um die „Beschrei­bung von vor­aus­ge­setz­ten oder gewünsch­ten Attri­bu­ten – Eigen­schaf­ten, Fähig­kei­ten und Merkmale.“

Um die­se Kri­te­ri­en her­aus­zu­fin­den, muss daher zunächst eine Anfor­de­rungs­ana­ly­se erfol­gen, wel­che meist in Zusam­men­ar­beit von Per­so­nal­ab­tei­lung, Vor­ge­setz­ten und Team- bzw. Abtei­lungs­lei­tern erstellt wird.

Erfah­ren Sie hier, wel­che Vor­tei­le Ihnen ein Anfor­de­rungs­pro­fil bie­tet, was die­ses im Ein­zel­nen aus­zeich­net, und nut­zen Sie unse­re Vor­la­gen und Mus­ter eines Anfor­de­rungs­pro­fils, um Schritt für Schritt selbst ein Pro­fil nach Ihren Erwar­tun­gen, Ansprü­chen und Anfor­de­run­gen zu erstel­len und ablei­ten zu können.

„Gesamt­heit der Anfor­de­run­gen, denen jemand, der sich um eine Stel­le bewirbt, im Hin­blick auf eine bestimm­te beruf­li­che Posi­ti­on genü­gen soll“

Unter­schied zwi­schen Stel­len­be­schrei­bung und Anforderungsprofil

Das Anfor­de­rungs­pro­fil ist nicht gleich­zu­set­zen mit der Stel­len­be­schrei­bung, wie Sie im Detail auch an unse­rem Bei­spiel für ein Anfor­de­rungs­pro­fil erken­nen wer­den. Viel­mehr kann das Anfor­de­rungs­pro­fil als Ergän­zung zur Stel­len­be­schrei­bung gese­hen wer­den. Doch wor­in liegt für den Stel­len­in­ha­ber nun der ent­schei­den­de Unterschied?

Unterschied Anforderungsprofil - Stellenbeschreibung

Wäh­rend sich die Stel­len­be­schrei­bung haupt­säch­lich mit orga­ni­sa­to­ri­schen Auf­ga­ben und der aus­zu­füh­ren­den Tätig­keit befasst, las­sen sich dem Anfor­de­rungs­pro­fil ins­be­son­de­re auch die Vor­aus­set­zun­gen ent­neh­men, die den Kom­pe­tenz­be­reich des Bewer­bers betreffen:

Anfor­de­rungs­pro­fil

Wie sieht der opti­ma­le Bewer­ber für die vakan­te Posi­ti­on aus? Hier geht es also um fach­li­che und per­sön­li­che Anfor­de­run­gen bzw. spe­zi­el­le Füh­rungs­kom­pe­ten­zen, die der Bewer­ber erfül­len soll­te → Eine Beschrei­bung des Ide­al­kan­di­dat für die zu beset­zen­de Stelle.

Stel­len­be­schrei­bung

Wel­che Posi­ti­on und Auf­ga­ben soll der Bewer­ber inner­halb des orga­ni­sa­to­ri­schen Ablaufs des Unter­neh­mens ein­neh­men? In wel­cher Abtei­lung wird er ein­ge­setzt? Hier geht es also vor allem um die Defi­ni­ti­on der Auf­ga­ben und Ver­ant­wort­lich­kei­ten, wel­che die Posi­ti­on mit sich bringt → Eine Beschrei­bung der zu beset­zen­den Stelle.

2. Ziel eines Anfor­de­rungs­pro­fils — So pro­fi­tie­ren Sie

Unse­re Vor­la­ge für ein Anfor­de­rungs­pro­fil soll Ihnen dabei hel­fen, genau den pas­sen­den Mit­ar­bei­ter für die vakan­te Stel­le zu fin­den. Die Suche sowie die Aus­wahl pas­sen­der Kan­di­da­ten sind immer auch mit einem Zeit- und Geld­auf­wand verbunden.

Indem Sie ein Anfor­de­rungs­pro­fil für Ihre Stel­len­an­zei­ge erstel­len, gestal­tet sich die Per­so­nal­su­che und Per­so­nal­aus­wahl deut­lich effi­zi­en­ter und Sie kön­nen pas­sen­de Kan­di­da­ten priorisieren.

Es gilt, die freie Stel­le erfolgs­kri­tisch zu beset­zen, also mit dem dafür best­mög­lich geeig­ne­ten Kan­di­da­ten. Von einem Anfor­de­rungs­pro­fil für Ihr Per­so­nal pro­fi­tie­ren Sie gleich in mehr­fa­cher Hinsicht:

Sie wer­den sich über Ihre Zie­le klar

Indem Sie sich genau­er mit der vakan­ten Stel­le und den damit ver­bun­de­nen Anfor­de­run­gen an Bewer­ber aus­ein­an­der­set­zen, las­sen sich Zie­le für Ihr Unter­neh­men kla­rer for­mu­lie­ren und die Suche damit auch ziel­ge­rich­te­ter gestal­ten. Nur wenn Sie wis­sen, was Sie errei­chen möch­ten und was Sie erwar­ten, kön­nen Sie für Ihr Unter­neh­men die Stel­le auch ent­spre­chend besetzen.

Die Bewer­ber profitieren

Die Bewer­bun­gen sta­peln sich nach Ihrer Stel­len­aus­schrei­bung und Sie kön­nen in Sachen Bewer­bun­gen „aus dem Vol­len schöp­fen“? Eine gro­ße Aus­wahl an poten­zi­el­len Kan­di­da­ten muss jedoch nicht unbe­dingt ein Glücks­fall für jedes Unter­neh­men sein. Näm­lich dann nicht, wenn sich ver­gleichs­wei­se vie­le Per­so­nen bewer­ben, die für die Stel­le eigent­lich nicht geeig­net sind und nicht zum Team oder Unter­neh­men pas­sen. Nut­zen Sie das Anfor­de­rungs­pro­fil daher als Mög­lich­keit, bei der Per­so­nal­be­schaf­fung direkt die Spreu vom Wei­zen zu tren­nen und poten­zi­el­len Bewer­bern mit­zu­tei­len, was Sie von ihnen erwar­ten. Die Zahl der Bewer­bun­gen auf Ihre Stel­len­aus­schrei­bung mag dadurch sin­ken, jedoch erfül­len die Kan­di­da­ten die sich bewor­ben haben dafür Ihre Erwar­tun­gen und über­zeu­gen in ihrer Qua­li­tät, ihren Fähig­kei­ten sowie Kom­pe­ten­zen. Außer­dem las­sen sich die Inhal­te der Anfor­de­rungs­pro­fi­le spä­ter auch als Grund­la­ge für das Bewer­bungs­ge­sprächs nutzen.

Qua­li­tät vor Quantität

Lässt der Inhalt eines Anfor­de­rungs­pro­fils kei­ne Fra­gen über die gewünsch­ten Qua­li­fi­ka­tio­nen offen, weiß auch der Bewer­ber bes­ser, wel­che Erwar­tun­gen er erfül­len muss und auf wel­che Posi­ti­on, mit wel­chen Ver­ant­wort­lich­kei­ten er sich letzt­lich bewirbt. Zudem hat er so die Mög­lich­keit, sei­ne Bewer­bungs­un­ter­la­gen ent­spre­chend auf die Stel­len­aus­schrei­bung aus­zu­rich­ten und ent­spre­chen­de Qua­li­fi­ka­ti­ons­merk­ma­le, wie spe­zi­el­le Sprach­kennt­nis­se oder Rhe­­to­­rik-Kenn­t­­nis­­se, Kom­pe­ten­zen, wie Metho­den­kom­pe­tenz, sowie Fähig­kei­ten, wie Kon­flikt­fä­hig­keit, Team­fä­hig­keit oder Kom­mu­ni­ka­ti­ons­fä­hig­keit, genau­er aus­zu­füh­ren bzw. hervorzuheben.

Bewerberqualität durch Anforderungsprofil

3. Was in kei­nem Anfor­de­rungs­pro­fil feh­len sollte

Wich­tig für ein Anfor­de­rungs­pro­fil für Mit­ar­bei­ter ist immer, dass es so detail­liert wie mög­lich for­mu­liert wird und über­sicht­lich auf­be­rei­tet wird. 

So wis­sen poten­zi­el­le Bewer­ber genau, wel­che Auf­ga­ben sie erwar­ten, wel­che Posi­ti­on zu beset­zen ist und wel­che Kri­te­ri­en zu erfül­len sind. Grund­sätz­lich lässt sich ein Anfor­de­rungs­pro­fil in unter­schied­li­che Berei­che unter­tei­len. Damit Sie eine Vor­stel­lung vom gän­gi­gen Auf­bau eines Anfor­de­rungs­pro­fils haben, der sich bei vie­len Unter­neh­men eta­bliert hat, haben wir für Sie eine Vor­la­ge eines Anfor­de­rungs­pro­fils erstellt. Die­se Vor­la­ge deckt alle rele­van­ten Kri­te­ri­en und Grund­la­gen ab, die Ihr Anfor­de­rungs­pro­fil erfül­len soll­te. Sie soll­te Ihnen einen Über­blick über die wich­tigs­ten Kom­pe­tenz­be­rei­che ver­schaf­fen und ori­en­tiert sich dabei an der soge­nann­ten „Kom­pe­tenz­py­ra­mi­de“, die für die Erstel­lung eines Anfor­de­rungs­pro­fils gern her­an­ge­zo­gen wird.

4. Was bei der Erstel­lung eines Anforderungsprofils
beach­tet wer­den sollte

Es gibt bestimm­te Qua­li­fi­ka­tio­nen, auf die Sie bei Ihren poten­zi­el­len Bewer­bern kei­nes­falls ver­zich­ten kön­nen (“must have”)? Ande­re Qua­li­fi­ka­tio­nen hin­ge­gen wären ger­ne gese­hen, gel­ten aber nicht als K.O.-Kriterium, soll­ten sie nicht vor­lie­gen (“nice to have”)? Dann emp­fiehlt es sich, bei einem Anfor­de­rungs­pro­fil für Bewer­ber eine Gewich­tung bei den Kom­pe­ten­zen vor­zu­neh­men. Fokus­sie­ren Sie sich dabei zum einen auf die Muss-Qua­­li­­fi­­ka­­ti­o­­nen, also auf die Qua­li­fi­ka­tio­nen die der Bewer­ber zwin­gend erfül­len muss. Und zum ande­ren auf die Kann-Qua­­li­­fi­­ka­­ti­o­­nen, die zwar nicht zwin­gend erfor­der­lich sind, die sich aber als extra Plus­punkt erwei­sen, wenn sie ein Bewer­ber mit­bringt. Auch im Anfor­de­rungs­pro­fil selbst kön­nen ent­spre­chen­de Begrif­fe genutzt wer­den, um die Gewich­tung der genann­ten Kri­te­ri­en zu ver­deut­li­chen (etwa „wich­tig“, „sehr wich­tig“ und „vor­teil­haft“). In unse­rem Mus­ter für ein Anfor­de­rungs­pro­fil zei­gen wir Ihnen, wie sich sol­che For­mu­lie­run­gen auch in Ihr Pro­fil inte­grie­ren lassen.

Optio­nal kön­nen Sie in Ihrem Pro­fil auch noch even­tu­el­le Wunsch­qua­li­fi­ka­tio­nen aufführen.

Wunschanforderungen an Bewerber

Über­las­sen Sie das Erstel­len eines gelun­ge­nen Anfor­de­rungs­pro­fils auch nicht allein der Per­so­nal­ab­tei­lung oder allei­ne dem Per­so­nal­ver­ant­wort­li­chen. Den Per­so­na­lern mögen die Stel­len­be­schrei­bun­gen zwar vor­lie­gen, aber sie sind kei­nes­falls mit der Arbeit und dem Ablauf in der jewei­li­gen Abtei­lung ver­traut, in der die freie Stel­le besetzt wer­den soll. Letzt­lich weiß der Team­lei­ter oder der Vor­ge­setz­te, im Gegen­satz zum Per­so­na­ler, am bes­ten, wel­che Anfor­de­run­gen und Eigen­schaf­ten ein Bewer­ber für ihre Abtei­lung erfül­len soll­te. Hier soll­ten also die Fach­ab­tei­lun­gen im Dia­log mit den Per­so­nal­ver­ant­wort­li­chen stehen.

Wich­tig: Ruhen Sie sich nicht auf einem ein­mal erstell­ten Anfor­de­rungs­pro­fil aus. Auch Ihre Abtei­lung ent­wi­ckelt sich schließ­lich im Rah­men von Fort­bil­dun­gen, Schu­lun­gen und ähn­li­chen Maß­nah­men wei­ter. Machen Sie es sich als Neben­auf­ga­be das erstell­te Anfor­de­rungs­pro­fil als Bei­spiel oder Vor­la­ge zu nut­zen und das Pro­fil regel­mä­ßig anzu­pas­sen. So kön­nen Sie mit den Ent­wick­lun­gen in Ihrer Abtei­lung und um Unter­neh­men gesamt Schritt halten.

5. Fol­gen eines schlecht erstell­ten Anforderungsprofils

Ist das Anfor­de­rungs­pro­fil nicht detail­liert und prä­zi­se genug aus­for­mu­liert, kann dies für Sie nach dem Bewer­bungs­ge­spräch vor allem eine nega­ti­ve Fol­ge haben: eine Fehl­be­set­zung der Stel­le. Eine sol­che Fehl­be­set­zung kann wie­der­um wei­te­re Nach­tei­le mit sich brin­gen, die einen hohen Auf­wand, unnö­ti­gen Kos­ten bis hin zur Image­schä­di­gung Ihres Unter­neh­mens mit sich brin­gen. Und letzt­lich wird ein schlecht for­mu­lier­tes Anfor­de­rungs­pro­fil auch die guten und tat­säch­lich geeig­ne­ten Kan­di­da­ten abschrecken.

Lesen Sie sich zum The­ma Per­so­nal­be­schaf­fung ger­ne auch unse­ren Bei­trag zum The­ma Recrui­t­ing durch.

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6. Häu­fig gestell­te Fra­gen — FAQ

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